Rutiinityöt voi myös ulkoistaa ‒ etäassistentti toimii asiantuntijan apuna

Uusi työ tekee tuloaan myös pk-yrityksiin. Usein toistuvia ja yksinkertaisia työtehtäviä osataan jo ostaa joustavasti palveluna etänä työskenteleviltä assistenteilta. Asiantuntijoiden aika vapautuu todelliseen asiantuntijatyöhön.

Aalto-Yliopistossa opiskelleet Jarkko Aaltonen ja Arvi Vainionkulma oivalsivat kesällä 2014, että monessa pk-yrityksessä asiantuntijat tekevät itse asiassa aivan vääriä asioita.

– Asiantuntijoiden työpäivät venyvät pitkiksi, mutta työtunnit kuluvat liian usein rutiinitehtävien hoitamiseen, Aaltonen kertoo.

Monessa yrityksessä asiantuntijat joutuvat tekemään yksinkertaisia ja toistuvia työtehtäviä, jotka joku muukin osaisi tehdä – jos tuo ”joku muu” vain olisi olemassa.

Aaltonen ja Vainionkulma tiesivät mistä tekijöitä voi löytää.

– Tiesimme, että korkeakouluista valmistuu paljon fiksuja tyyppejä, joiden on vaikea saada jalansijaa työelämästä.

Apuvoimaa korkeakouluista

Alkuvuodesta 2015 yritysidea oli valmiina. Miehet perustivat MyAgent Oy:n, joka alkoi kouluttaa ja rekrytoida etänä toimivia assistentteja – usein opintojaan viimeisteleviä korkeakouluopiskelijoita.

– Yritykset voivat käyttää assistenttia tarpeellisen tuntimäärän joustavasti kuukausi kerrallaan. Assistentti on täysipäiväisesti tavoitettavissa, mutta kustannuksia kertyy ainoastaan silloin, kun hän tekee tehokasta työtä. Tämä ei ole mahdollista perinteisellä rekrytoinnilla.

– Tarkoituksemme ei ole tarjota asiantuntijapalveluja, vaan nimenomaan vapauttaa asiantuntija tuottavimpaan asiantuntijatyöhönsä, Aaltonen tarkentaa.

Kaikki MyAgentin assistentit toimivat edelleen etänä. Yleisimpiä työtehtäviä ovat markkinoinnin ja viestinnän tukitehtävät, sisällöntuotanto, erilaisten raporttien laatiminen ja kaikenlaisen tiedon suodattaminen, rikastaminen ja ylläpito.

Monelle yritykselle assistentti tekee myös perinteisen assistentin töitä eli organisointia ja hallinnointia, kontaktointia puhelimitse tai sähköpostilla sekä tutkimus- tai selvitystyötä.

MyAgentilla on asiakkaita eri toimialoilta laidasta laitaan.

– Yhdistävä tekijä on tietotyö. Toisaalta tiedon käsittelyä tehdään nykypäivänä miltei kaikissa yrityksissä. Tiedon käsitteleminen ja suodattaminen oikeaan muotoon on monesti aikaa vievää, mutta ei ole varmasti tehokkainta ja tuottavinta työaikaa asiantuntijalle.

Tietotyötä ja viestintää

Mitä yrityksen kannattaisi tehdä, jos avustavan työvoiman palkkaaminen tuntuu hyvältä vaihtoehdolta?

– Aluksi asiantuntijoiden kannattaa tarkastella omaa työtään ja todellista työnkuvaansa kriittisesti. Se voi olla epämiellyttävää, koska tarkastelu usein osoittaa että työaikaa kuluu asiantuntijatyön sijaan moniin epäoleellisiin asioihin.

– Tämän jälkeen kannattaa listata ne toistuvat työtehtävät, jotka eivät ole varsinaista asiantuntijatyötä. Usein yrityksistä löytyy nopeasti yhdestä kolmeen työtehtävää, joita assistentti voi hoitaa itsenäisesti etätyönä.

Aaltosen arvion mukaan homma toimii, jos assistentin työtehtävät on määritelty riittävän tarkasti ja viestintä on selkeää. Vaikeuksia on edessä, jos palvelua käytetään ilman päämäärää ja selkeää suunnitelmaa ulkoistettavista asioista.

– Huonosti suunniteltu ulkoistaminen voi viedä enemmän aikaa kuin itse työn tekeminen. Tämä ei tietenkään ole tarkoituksenmukaista.

Palveluna ostettu työ yleistyy

Kun MyAgent aloitti, ajatuksena oli tarjota yrittäjille ja asiantuntijoille assistentteja henkilökohtaiseen tarpeeseen.

– Todellisuudessa assistentteja käytetään kuitenkin koko yrityksen tukitehtäviin. Kun yhteistyö etenee ja suhde vahvistuu, assistentin työnkuva monipuolistuu ja yhä useammat asiantuntijat alkavat työllistää häntä. Yritys saattaa ottaa meiltä myös useampia joustavia assistenttiresursseja käyttöönsä.

Lähes kaikki yritykset ulkoistavat kirjanpitonsa, hyvin moni tietotekniikan, ja nykyisin yhä useampi yritys hankkii asiantuntijoilleen apua erilaisilla joustavilla työaikajärjestelyillä.

Aaltonen arvioi, että yritysten kyky käyttää ulkoistettuja henkilöstöpalveluja kasvaa kaiken aikaa.

– Ymmärretään, että hyvin monta asiaa voi tehdä etätyönä. Etätyö on kustannustehokasta ja yleistyy koko ajan, ja se avaa mahdollisuuksia palveluna ostetulle työlle – ei pelkästään yksittäiseen projektitarpeeseen vaan myös pidempiaikaiseen yhteistyöhön.

Tuoreimmat
Kekseliäimmät joululahjat ilman stressiä
Kun luet tämän, et päädy kiertämään kauppoja selkä hiessä ja yllätät läheisesi osuvilla lahjoilla. Mikä parasta, nämä ehdit hankkimaan vaikka ihan viime tipassa.
Liikenteessä uudistuneella vakuutuksella
Alkuvuodesta päivittynyt liikennevakuutuslaki uudisti autojen vakuuttamista merkittävästi. Muutoksen ansiosta Osuuspankin asiakkaat saavat liikennevakuutukseensa nyt aiempaa suuremman lähtöbonuksen...
Ät och bra billigt
Hur kan man minska matutgifterna med flera hundra euro per månad?
Pienoiskuva asiakaskunnasta
OP Keski-Suomen edustajiston vaalit on käyty. Kiitos kaikille äänestäjille. Lämpimät onnittelut valituille 60:lle edustajiston jäsenelle ja kiitokset kaikille ehdokkaille.

OP sosiaalisessa mediassa