Vinkkejä valmennukseen ja fasilitointiin

op.media
op.media

Edellisessä blogikirjoituksessani kysyin muun muassa, miksi projekti- ja liiketoimintatiimejä pitäisi valmentaa sekä kävin läpi tiimijohtamisen tavoiteasetantaa ja valmentamisen perusteita. Nyt avaan muutamia valmentamisen avainalueita.

op.media
op.media

Keskustelkaa avoimesti menneestä

Eräs tärkeimmistä tiimien valmentamiseen liittyvistä tapahtumista, joihin tiimit tulee perehdyttää, on lähimenneisyyden tarkastelu. Järjestettävässä tilaisuudessa tiimi keskustelee avoimesti sekä käy läpi onnistumiset ja asiat, jotka vaativat paneutumista. Hyvä esimerkki tällaisesta on roolien selkeyttäminen. Keskusteluissa voi tulla ilmi aukkoja vastuiden jakaantumisessa: tämä aiheuttaa sen, että asia ei etene päiväkausiin kommunikointivajeen takia. Samoin tapa, jolla toinen ihminen ilmaisee itseään, saattaa nousta esille.

Jokapäiväisessä työssä kaiken kiireen keskellä tällaisiin ei ehkä kiinnitä huomiota. Tästä voi seurata, että pieni väärinymmärrys vaikuttaa tuottavuuteen heikentävästi. Esimerkiksi teinien keskuudessa käytetään lyhennettä ’k’ tarkoittamaan ’ok’. Kuvittele tilanne, jossa tiimissä työskentelee erittäin ahkera ja nopea nuori henkilö. Hän päättää oman työvaiheen lisäämällä kommentin ’k’ sovittuun tekstikenttään. Seuraavassa vaiheessa yksi vastaanottajista odottaa näkevänsä ehkä ihan jotain muuta, kuten ’ok’ tai ’tehty’. Järjestetyssä tilaisuudessa asia voidaan ottaa esille ja huomata, että ’ai niin, tarkoitatkin sitä’.

Tilaisuuden lopuksi tiimi kirjaa ylös asiat, joihin se haluaa paneutua sekä sopii vastuuhenkilön ja tavoiteaikataulun asioiden sulkemiselle. Mikäli sovittuja asioita ei oteta järjestelmällisesti työn alle, tiimin motivaatio oman toiminnan parantamiseen pienenee hyötyjen hävitessä.

Toiseksi esimerkiksi nostan positiivisen palautteen antamisen avoimesti tiimin kuullen. Kun ihminen saa hyvää palautetta jonkin tehtävän suorituksesta, jossa on onnistunut, se antaa mielihyvää ja rohkaisee tekemään rohkeita ratkaisuja myöhemminkin. Positiivisen tunnustuksen antaminen lisää myös yhteistyön mahdollisuuksia tulevaisuudessa.

Suunnitelkaa ja kokeilkaa yhdessä

Työn suunnittelu ja toteutus on hyvä tehdä lyhyissä jaksoissa. Kun tiimi saa tulokset nopeammin näkyviin, niiden perusteella se voi tarvittaessa muuttaa suuntaa. Säännöllisissä suunnittelutapahtumissa tiimi arvioi yhdessä tehtävien laajuuden ja sopii, mitä seuraavan jakson aikana tehdään. Jakson lopussa tiimi vilkaisee jälleen lähimenneisyyteen ja sopii parannuskokeiluista seuraavalle jaksolle. Suunnitteluun liittyvän valmentamisen avulla tiimi oppii ymmärtämään omat rajansa, jolloin toteutuman säännöllisyys aikajaksojen yli tasoittuu ja parantaa ennustettavuutta.

Tiimien toimintamalleja voidaan mitata myös tutkimalla sekä numeerisia että työkulttuuriin liittyviä asioita. Kun tiimi keskustelee asioista säännöllisesti, se voi helpommin sopia uusien keinojen kokeiluista. Lyhyellä aikavälillä tiimissä voidaan testata ja analysoida lukuisia pieniä asioita, jotka yhteen summattuna näkyvät isona kehityksenä. Tiimien kypsyyden ymmärtämiseksi OP:lla analysoidaan säännöllisesti niiden toimintaa. Tiimit antavat omasta toiminnastaan arvion sovitun asialistan mukaan, joissa yhdistyvät keskustelu teknisestä kehityksestä ja toimintamallista.

Teenkö pakosta vai saanko valita ratkaisun?

Lopuksi haluaisin muistuttaa tiimeissä olevasta voimavarasta, joka ehkä helposti unohtuu. Aiemmassa blogissani kerroin esimerkin lapsuuden lentopalloharjoituksestani. Valitessani harrastuksiani, minua ei viety tietyn lajin pariin, vaan sain itse valita mitä teen. Tämä mahdollisti sisäisen haluni kehittyä. Kokemuksieni mukaan työelämässä tunnetaan samoin. Kun annat tiimille mahdollisuuden valita ratkaisukeinon, he ottavat omistajuuden ongelman ratkaisuun. Oman motivaation kautta tulokset ovat parempia ja toimintatavat kestävämpiä.

Sinun ei tarvitse tietää miten joku asia tehdään – sinä voit oppia tekemään sen.

Kirjoittaja Ismo Kokko on työskennellyt useissa palvelu- ja laiteprojekteissa Suomessa ja viimeksi USA:ssa Magic Leapilla, Microsoftilla XBOXissa ja Surfacessa sekä Nokialla. Vapaa-aikaansa hän viettää liikunnan parissa seuraten palloilulajeja.

Lue aiempi blogikirjoitus:

Tiimien valmentaminen on täysin turhaa?

OP sosiaalisessa mediassa