Vinkkejä parempaan etätyöhön

Kristian Luoma
Kristian Luoma

OP Ryhmän innovaatiotoiminnasta vastaava johtaja

Etätyö on kriittinen taito, jota kilpailukykyiset yritykset ja työntekijät kehittävät onnistuakseen paremmin. Uskon, että Covid-19 -kriisin toisella puolella menestyvät yritykset perustavat tietoisesti menestystään etätyöosaamisen(kin) varaan.

Kristian Luoma
Kristian Luoma

OP Ryhmän innovaatiotoiminnasta vastaava johtaja

Etätyössä onnistuminen ei ole pelkistä prosesseista ja työvälineistä kiinni. Ratkaisevaa onnistuneessa etätyössä on se, että me itse ajattelemme työtämme eri tavalla aiempaan verrattuna, ja teemme oikeita asioita.

Etätyö, tai sen vaikeampi muoto kotonatyöskentely (Work At Home), on nyt pakostakin ollut useimmille meistä arkea. On totta tietysti niinkin, ettei kaikissa OP Ryhmän tehtävissä ole mahdollista työskennellä etänä. Vaikka itsellänikin on ollut noin parilta vuosikymmeneltä kokemusta etänä työskentelystä, niin tämä vallitseva tilanne on uusi ja eri tavalla haastava. Siksi ajattelin, että olisi hyvä koota ajatuksia siitä, miten etätyössä voisi jokainen pärjätä paremmin.

Tässä viisi havaintoa ja kokemusta OP Labin omasta näkökulmasta, miten onnistua etätyössä.

1. Keskity pätkissä

Parasta, mitä etätyö voi antaa, on mahdollisuus keskittyä uudella tavalla (ja kyllä, ymmärrän, että kotona työskentelyssä voi olla haasteita perheen kanssa, mutta esimerkiksi varhaiset aamut tai myöhäiset illat voivat olla uusi mahdollisuus tässä).

Keskittymiseen auttaa se, että välillä vetää johdon seinästä, sähköpostin pois päältä ja tekee vain sitä, mihin haluaa panoksensa sillä hetkellä kohdistaa. Tätä ajatusta tukeva Pomodore -menetelmä toimii erinomaisesti. Pomodore-mallissa tehtävää työtä pelillistetään esimerkiksi asettamalla aikaraja, jonka ajan tuota tehtävää työstetään. Omalla kohdallani 30 minuutin intensiivinen työjakso tuottaa monin verroin parempia tuloksia, etenkin silloin kun teen esityksiä tai analyysejä.

Itseasiassa, nyt kun etätyö on pakollista kaikkialla, niin kait kehtaa jo tunnustaa, että olen tämän menetelmän avulla tehnyt jo toista vuosikymmentä käytännössä kaikki vaikeammat esitykset ja puheet omalla sohvalla, omassa rauhassa. Se on ollut monin verroin tuottavampaa.

Ota siis kaikki irti mahdollisuudesta uppoutua ajattelua vaativiin tehtäviin - ja varaa sille aikaa.

2. Rakenna rutiinit, jotka rytmittävät päivää

Ajankäytöstä puheenollen, useimmiten haaste etätyössä ei ole se, että työntekijä ei tekisi riittävästi töitä - vaan se, että työnteko ei oikeastaan koskaan lopu. Jos työpäivä venyy ja työ on läsnä koko päivän, niin se kuormittaa ja syö tehokkuutta. Siksi tarvitaan rytmiä, rutiineja ja rajoja.

Useimmiten etätyössä parhaiten toimii malli, jossa kaikkea työtä ei tehdä putkeen, vaan sitä ripotellaan sen mukaan, kun se omaan arkeen sopii. Tärkeintä on löytää hetkiä ja keinoja katkoa työn tekemistä. Kymmenes Teams-palaveri putkeen turruttaa aivot ja vie ryhdin kropasta.

Toisaalta, jos työnteon välissä on ulkoilua (parvekkeella edes), kevyttä liikuntaa tai vaikka nokoset, niin varmasti työpäivä ei puuduta.

"Töihin meno" ja "sieltä paluu" ovat myös hetkiä, joita ei kannata aliarvioida tällaisena pakotettuna etätyön aikana. Jotkut tekevät pienen kävelylenkin tai vaihtavat vaatteensa onnistuakseen katkaisemaan ajattelun. Itselleni kevyt jumppa on toiminut hyvin (vaikka se rujolta naapureista varmasti näyttääkin).

3. Suunnittele mitä saat aikaan - ja seuraa sitä

Etätyössä on vaikeampaa pitää itsekuria. Siksi tuloksellinen ja tyydyttävä työpäivä vaatii ennakkoon suunnittelemista sekä suunnitelmaan sitoutumista.

Oma tapani on käyttää ensimmäinen 5 minuuttia siihen, että listaan 3-4 asiaa, jotka haluan saada aikaan. Aikaan saatujen asioiden ei tarvitse olla kaikkien suuria. Se, että saa jotain pientäkin eteenpäin ja "alta pois" tuottaa endorfiinejä, jotka ruokkivat tekemistä.

Päivinä, jolloin ei suunnitelmaa ole, on vaara sille, että päivän lopussa on vain monia aloitettuja tehtäviä, mutta aika vähän valmista. Ainakin itseäni se kuormittaa enemmän, kuin muutama vaikeampikin tehtävä, jotka on paketoitu valmiiksi.

4. ”Ajattele ääneen” ja osallistu työyhteisöön

Etätyön haasteena tiimityössä on se, että valitettavasti lähietäisyyden puuttuminen heikentää viestintää väistämättä. Siksi, viestintä on asia, johon on heittäydyttävä uudella innolla.

Ylikommunikointi on mahdotonta tiimin kanssa etätyöskenteltäessä. Maailman johtavissa ohjelmistoyrityksissä, jotka ovat ottaneet etätyöt ensisijaiseksi työtavaksi, ratkaisevin osa työkulttuuria ovat pikaviestikanavat. Niissä jaetaan niin tietoa työstä, kuin tuetaan kulttuurin kehittymistä vapaa-ajasta tai muista työhön liittyvistä havainnoista keskustelemiseen.

Ääneen ajatteluun liittyy olennaisesti myös työssä tehtävien päätösten ja valintojen aiempaa tarkempi dokumentointi (Word-dokumentit ja muistiot ovat parhaita) jaettuun tietovarastoon, oli se sitten Confluence, Teams tai jokin muu työkalu. Kirjoitettuihin asioihin on helppo palata, vaikka jokin palaveri jäisi väliin.

Vaikka videon käyttö kokouksissa voi olla epäluontaista suomalaiselle, niin on se välttämätöntä etäkokouksissa, sillä suurin osa ilmaisusta on kasvonilmeitä ja eleitä. Toisaalta, videon käyttäminen auttaa myös keskittymään etänä pidettävän kokouksen sisältöön.

Etenkin johtajan näkökulmasta on lisäksi hyvä huomioida, että tässä tilanteessa on oltava tietoisesti paljon aktiivisemmin läsnä. Johtamisen perusasiat (tavoitteiden asettaminen ja seuranta) eivät muutu miksikään, mutta niiden tuominen osaksi arkea vaatii proaktiivisuutta ja heittäytymistä. Etätyössä johtajana ylikommunikointi on mahdotonta, joten käytä tietoisesti enemmän aikaa ja panoksia siihen, että yksinkertaistat tavoitteita, jotta ne ovat tiimisi tiedossa ja käytettävissä.

5. Oleta hyvää muista

Vielä viimeiseksi haluaisin nostaa esiin sen, että etätyössä on erittäin tärkeää olettaa, että kaikki (työntekijät, tiiminjäsenet ja pomo) yrittävät ja tekevät parhaansa.

Turhat kontrollit ja raportointivelvoitteet syövät tehokasta työtapaa sekä -moraalia. Toki on tärkeää, että tavoitteet ovat yhteiset ja kirkkaat, mutta jos aikuisia palkataan töihin, on heihin pystyttävä lopulta luottamaan täysin. Etätyössä tehokas työaika ja asioiden aikaansaaminen riippuu niin paljon moninaisemmista asioista kuin työpaikalla. On hyvä antaa tiimille mahdollisuus suunnitella työpäivänsä siten, niin kuin se jokaiselle sopii parhaiten.

Voi olla, että joku tarvitsee pari pätkää työtä päivän molempiin päihin ja joku toinen saa aikaan työt yhteen putkeen. Molempien tapojen pitäisi olla yhtä kelvollisia, lopputulos ratkaisee.

Se, että ajattelemme toisistamme hyvää ja uskomme heidän puhaltavan samaan hiileen, on itseään toteuttava ajatus - asiat onnistuvat silloin paremmin, kun uskomme niin tapahtuvan.

On mahdollista, että tätä (etä)työmuotoa harjoitellaan olosuhteiden vuoksi pidempään. Toisaalta, etätyökulttuuri varmastikin on keskeinen osa tulevaisuuden työtä.

Jos aihe kiinnostaa, suosittelen lämpimästi tutustumaan vakiintuneempiin etätyökulttuurin osaajiin. Parhaita esimerkkejä tästä ovat mielestäni mm. Gitlabiin, Zapieriin tai Stripeen rakennetut kulttuurit. Näitä organisaatiota voi jo perustellusti kuvailla "remote-first" malleiksi sen sijaan, että ne olisivat organisaatioita jotka pelkästään osaavat etätöitä.

Kokemuksesta voin sanoa, että etätyö on parhaimmillaan paljon tehokkaampaa kuin muunlaiset työn muodot, mutta kieltämättä se vaatii erilaista itsekuria, osaamista ja sitoutumista yhteisiin tavoitteisiin.

Lue lisää etätyöskentelystä OP:lla ja uramahdollisuuksista - rekrytoinnit etenevät poikkeusaikanakin. Vuoden 2020 aikana tavoitteena on palkata noin 300 uutta teknologiaosaajaa OP:lle.

OP sosiaalisessa mediassa