Tehokas kassanhallinta auttaa yritystä menestymään

Tehokas kassanhallinta on tärkeää, oli yritys minkä kokoinen tahansa. Varsinkin epävarmoina aikoina kassanhallinnan merkitys korostuu yrityksen toiminnan ja tulevaisuuden ennustamisessa. Kuljetusalan yritys Simeonin talousjohtaja Kimmo Valtonen kertoo, mitä tehokas kassanhallinta heille tarkoittaa.

Rajamäkeläisen nestemäisten tuotteiden kuljettamiseen keskittyneen Simeonin talousjohtaja Kimmo Valtonen huokaisee, kun häneltä kysyy loppuvuoden talousennustetta.

– Ennustaminen poikkeusaikana on haastavaa. En ole koskaan aiemmin työurallani törmännyt tällaiseen tilanteeseen, että olisi näin vaikea ennustaa, mitä tapahtuu muutaman kuukauden päästä tai ensi vuoden alussa. Olemme juuri alkamassa tehdä ensi vuoden budjettia, ja yleisesti monissa yrityksissä ollaan nyt ymmällään. Uutisointi kertoo, että teollisuuden tilauskanavat alkavat olla tyhjät, Valtonen toteaa.

Vaihteluihin on toki totuttu myös Simeonilla. Esimerkiksi ilman lämpötila vaikuttaa myynteihin heti.

– Jos on kylmä, kuljetetaan paljon lämmitysöljyä. Viljelyskaudella taas kuljetetaan polttoainetta maatiloille. Välillä on rauhallisempaa, mutta kausivaihtelut pyritään huomioimaan jo kassaennusteessa.

Poikkeustilanteesta huolimatta Simeon on pärjännyt hyvin. Ajoneuvoyhdistelmät lasteineen ajavat 95 000 kilometriä joka arkipäivä. Vaikka tilanne on haastava, ratkaisukeinoja löytyy.

Pääoma kiertoon

Simeonilla yrityksen tehokas kassan ja likviditeetin hallinta näkyy rahavirtojen tehostamisena sekä käyttöpääoman hallintana ja seurantana. Valtosen mukaan se tarkoittaa sitä, että sitoutunutta käyttöpääomaa pyritään pienentämään, jolloin se saadaan kiertoon ja yrityksen tuottoa sitä kautta paremmaksi.

– Käytännössä tämä näkyy meillä siinä, että myyntilaskuissa on lyhyet maksuajat ja ostolaskuihin pyritään saamaan pitkät maksuajat. Polttoainevarastot pidämme pienenä emmekä sido rahaa toimintaan, vaan käytämme sitä investointien, kuten kaluston tai yritysostojen tekemiseen, Valtonen kertoo.

Simeon on OP:n asiakas, ja esimerkiksi rahoituslimiitit hoituvat näin kätevästi. Valtonen toteaa, että rahoituslimiittejä tulee myös käyttää aktiivisesti.

– Toki rahoituslimiitillä on hintansa, mutta kun samalla laittaa oman rahan kiertoon ja saa sitä investoitua, saatu kate on suurempi kuin se, mitä limiitin käytöstä maksetaan. Se ei olisi järkevää, että maksettaisiin rahoituslimiitistä ja samalla oma kassanhoito olisi löyhää, Valtonen muistuttaa.

Rahaa kassassa tavallista enemmän

Yhä jatkuva koronapandemia on vaikuttanut likviditeetin hallintaan negatiivisesti. Myöskään Simeonilla hallinta ei ole ollut yhtä tehokasta kuin tavallisesti. Rahaa on jätetty kassaan siksikin, että tulevasta on vaikea sanoa.

– Raha kassassa antaa selkänojaa, jos liiketoiminta alkaisikin sukeltaa. Näin on meillä tehty nyt tarkoituksella. Ja jos tulee vaikka tilanne, että meille tarjotaan ostokuntoista, mutta koronan takia ongelmiin ajautunutta yritystä, on se mahdollista hankkia ainakin osittain kassarahalla.

Simeonin talousosasto Suomessa seuraa keskitetysti kassaa ja likviditeettiä kaikissa konsernin maissa eli Suomen lisäksi Ruotsissa, Virossa, Latviassa ja Liettuassa. Jos jossain syntyy likviditeettiongelmia, rahaa siirretään.

Rahansiirtoa hieman hankaloittaa se, että Simeonilla on viidessä toimintamaassaan kussakin omat pankkinsa. Pitkin syksyä onkin käyty keskustelua OP:n kanssa siitä, että eri pankkien sijaan tullaan koko kokonaisuus siirtämään OP:lle. Silloin likviditeetin siirtäminen maiden välillä helpottuu, korkolaskelmat saadaan automaattisesti ja muutenkin sujuvoitetaan tältä osin kassaa ja likviditeettiä.

Kassanseurantaa reaaliajassa

Poikkeusaika tai ei, yrityksen kassa on tunnettava tarkkaan.

– Saan aina maanantaisin raportin yrityksemme kassatilanteesta, jolloin pysyn siitä kaiken aikaa kartalla. Raportissa huomioidaan erääntyvät osto- ja myyntilaskut ja se antaa hyvän näkemyksen kassavaroista juuri nyt.

Simeonin hallitukselle Valtonen tekee kerran kuukaudessa kassavirtaennusteen, joka pitää sisällään nykytilanteen ja kahden viikon tarkan ennusteen lisäksi myös pidemmän aikavälin rahavirtaennusteen.

Valtonen korostaa, että nimenomaan reaaliaikainen seuranta on elintärkeää.

– Kaikki yritystoiminta perustuu siihen, että kassa tunnetaan. Vaikka liiketoimintaidea olisi miten hyvä tahansa, niin jos kassasta loppuu raha, siihen voi lopahtaa myös yrityksen toiminta.

Perinnän tehostamista ja kulujen karsimista

Korona-aika on tuonut muitakin muutoksia kuin yrityksen kokoon suhteutettuna liian rahan kassassa. Simeonilla on tehostettu perintää ja nopeutettu myyntilaskutusta.

– Usein laskut tehdään jossain tietyssä järjestyksessä, mutta nyt laitamme useimmille asiakkaille laskun nopeasti liikkeelle, kun keikka on hoidettu. Olemme minimoineet turhia kuluja ja myös realisoineet kalustoa, Valtonen toteaa.

On huomattu, että joillain yrityksillä maksuajat ovat alkaneet falskata. Simeonissa ollaan tarkkoja siitä, että omat maksut ja lainat hoidetaan ajallaan.

– Emme ole neuvotelleet lainojemme lyhennyksiin pidempiä maksuaikoja. Uusien asiakkaiden luottokelpoisuus tarkastetaan aina ennen kauppoja. Tehokkuus koostuu pienistä puroista, joilla voi olla väkevää vaikutusta.

Toimiva järjestelmä toiveissa

Simeonilla, jonka liikevaihto vuonna 2019 oli 69,2 miljoonaa euroa, ei ole erillistä rahoitukseen keskittyvää osastoa, vaan kassanhallinta ja raportointi tehdään firman talousosastolla. Valtonen kuvaa, kuinka kassaennustaminen perustuu Excelin käyttöön ja monet tiedot viedään sinne manuaalisesti.

– Toiveissa olisi pankilta järjestelmä, jolla kaikki luvut saadaan näppärästi esiin, nyt tämä tapahtuu pitkälti käsityönä. Olen ollut skeptinen, että toimiva järjestelmä löytyisi ulkopuoliselta toimijalta, mutta pankki pystyisi sellaisen ehkä paremmin järjestämään, kun yrityksen perusdatahan heillä on jo olemassa, Valtonen pohtii.

Valtosen mielestä eri järjestelmien yhteensopivuus ja syöttöpohjamahdollisuus ovat tärkeimpiä asioita. Käyttäjäystävällisyys ja miellyttävä visuaalinen ulkonäkö olisivat myös plussaa.

OP on juuri lanseerannnut OP Yritystalous -palvelun, joka on digitaalinen palvelu yritysten kassanhallintaan. Se voi helpottaa kassanhallintaa myös Simeonilla, ja hyvä kassanhallinta taas tukee yrityksen strategiaa.

– Tehokas kassanhallinta on monen asian lähtökohta. Jos vaikka haluaa yrityksenä kasvaa, mutta rahavirrat eivät tue sitä, koska kassanhallintaa ei hoideta tehokkaasti, vaikeutuu kasvu tai syntyy riskejä. Eikä lainaakaan välttämättä saa yritysostoihin, jos ei pysty osoittamaan riittäviä varallisuuslukuja. Sekin voi vaikuttaa yrityksen menestymiseen.

OP Yritystalous on uusi digitaalinen palvelu, joka auttaa yritystäsi kassanhallinnassa ja talouden kokonaisvaltaisessa seurannassa. Tutustu palveluun täällä.

OP sosiaalisessa mediassa