Miksi yrityksen kannattaa panostaa budjetointiin? Toimiva budjetti tehdään oikealla tarkkuudella

Myös kassavirran ennustaminen kuuluu budjetointiin, laskentatoimen asiantuntija muistuttaa.

Budjetointi on oleellinen osa yrityksen talouden hallintaa. Toimivan budjetin laatiminen auttaa myös laajemmin strategisessa suunnittelussa.

– Jotta yritys voisi seurata tavoitteidensa saavuttamista, on tärkeää, että ne on kirjattu ylös ja vieläpä mitattavaan muotoon. Budjetti on keskeinen osa tätä prosessia, sanoo Tuomas Salo. Hän toimii johdon laskentatoimen ratkaisuihin erikoistuneen Mastracon Oy:n toimitusjohtajana.

Budjetoinnin lähtökohdaksi kannattaa ottaa yrityksen liiketoimintasuunnitelma, joka kertoo toiminnan pidemmän aikavälin tavoitteet. Niiden pitäisi heijastua myös budjettiin, joka tehdään yleensä yhdeksi kirjanpidon tilikaudeksi.

– Onko vuoden päätavoitteena erityisesti myynnin kasvattaminen? Tai kannattavuuden parantaminen? Budjetin taustalla pitää olla myös selkeä kuvaus siitä, millaisilla toimenpiteillä näihin tavoitteisiin aiotaan päästä.

Yrityksen historiaa kannattaa hyödyntää

Tilikauden alussa budjetti toimii myös ennusteena, jonka pohjalta yritys voi laatia kassavirta- ja tase-ennusteet. Toimiva budjetti tehdään yleensä kuukausitasolla, sillä pelkät vuositason luvut eivät riitä ohjaamaan toimintaa.

Jo jonkin aikaa toimineen yrityksen kannattaa hyödyntää budjetoinnissa myös menneitä tilikausia. Historiaan ei kannata jämähtää liikaa mutta se antaa usein osviittaa sille, onko budjetti realistinen. Hyvä budjetti on kunnianhimoinen mutta jos tavoitteet ovat liian korkealla, sen merkitys vähenee eikä se enää esimerkiksi motivoi henkilökuntaa.

– Kannattaa miettiä myös sitä, ketkä osallistuvat budjetin laadintaan. Halutaanko budjettia esimerkiksi hyödyntää henkilöstön sitouttamisessa ja kannustinpalkkioissa?

Budjetointia oikealla tarkkuudella

Salo toteaa, että yllättävän isoiltakin yrityksiltä saattaa puuttua kunnollinen budjetti. Toisaalta tyypillinen virhe on myös se, että budjetointi tehdään liian yksityiskohtaisesti, jolloin se paisuu liian isoksi ja raskaaksi hankkeeksi.

Hyvä budjetointi lähtee Salon mukaan siitä, että se tehdään yritykselle sopivalla tasolla ja tarkkuudella. Prosessi kannattaa aloittaa pohtimalla, mitkä ovat ne johdon kannalta oleelliset meno- ja tuloerät, joihin voidaan vaikuttaa.

– Yleensä ei kannata jäädä tappelemaan siitä, pitääkö vaikka ilmaisesta kahvista luopua. Sillä ei luultavasti ole kokonaisuuden kannalta merkitystä.

Selvästi toisistaan eroavat tai muuten selkeästi erilliset liiketoiminnat on hyvä budjetoida omina kokonaisuuksinaan.

– Olennaista on se, että nämä liiketoiminnat voidaan erotella myös kirjanpidossa. Vain siten toteumia voidaan verrata asetettuihin tavoitteisiin, Salo toteaa.

Kassavirran ennustaminen koskee kaikkia yrityksiä

Salo korostaa, että budjetoinnissa ei saisi tuijottaa liikaa tuloslaskelmaa. Tärkeää on myös kassavirran- ja taseen ennustaminen. Tuloslaskelma on laskennallinen kuvaus toiminnasta, kassavirta sen sijaan on reaalimaailmaa.

– Hyvä kate ja tulos eivät auta, jos kassasta on rahat loppu, Salo tiivistää.

Budjetoinnissa pitäisi siis ottaa huomioon myös esimerkiksi myyntien ja ostojen maksuajat, lainanlyhennykset, ennakkoverot ja tietysti investoinnit.

Oleellista on Salon mukaan se, että kassavirtaa pyritään ennustamaan myös keskipitkällä aikavälillä. Silloin yritys voi hyvissä ajoin keskustella esimerkiksi pankin kanssa rahoituksen tarpeesta tai luottolimiitin riittävyydestä.

Kassavirran ennustaminen ei koske vain yrityksiä, joilla on taloudellisesti tiukkaa. Yhtä tärkeää se on silloin, kun kassaan kertyy ylimääräistä.

– Silloin voidaan miettiä suunnitelmallisesti, miten laittaa raha töihin – esimerkiksi investoimalla toiminnan kasvattamiseksi ja kehittämiseksi.

Budjetin ennustetta tulee päivittää

Budjetista ei ole paljon hyötyä, jos se unohtuu toimiston nurkkaan pölyttymään. Vain budjettia säännöllisesti seuraamalla yritys hahmottaa, onko se saavuttamassa asetettuja tavoitteita.

Hyvä sykli seurannalle on kuukausittain, kirjanpidon valmistuttua. Silloin kannattaa käydä läpi myös se, minkälaisia korjaavia toimenpiteitä mahdollisesti tarvitaan.

Elämä on täynnä yllätyksiä ja asiat etenevät harvoin täysin suunnitelmien mukaisesti. Siksi alkuperäisen budjetin ennusteita pitää myös päivittää.

– Erityisen tärkeää tämä on kassavirtaennusteen näkökulmasta. Sen tulisi perustua aina viimeisimpään tietoon, Salo sanoo.

OP sosiaalisessa mediassa