Miksi sopivan toimitilan löytäminen on yritykselle elintärkeää? Lue asiantuntijan vinkit etsintäoperaatioon

Sopivan toimitilan löytämiseen kannattaa panostaa. Sijainti ratkaisee yhä paljon.

Kun yritys muuttaa uusiin toimitiloihin, vastaan saattaa tulla yllättäviä tilanteita.

– Olen nähnyt sellaista, että uudessa toimistossa ei olekaan kunnollisia wc-tiloja henkilöstölle, tai tilan ilmanvaihto ei riitä ollenkaan siellä työskenteleville, kertoo toimitilavälittäjä Jaska Alatalo.

OP Koti Pirkanmaalla työskentelevän Alatalon mukaan yritykset eivät välttämättä osaa ottaa huomioon kaikkia tekijöitä, jotka liittyvät toimitilan valintaan.

– Tärkein askel on löytää tila, joka on käyttötarkoitukseensa soveltuva. Esimerkiksi varastointi, tuotanto, myynti ja toimistokäyttö vaativat hyvin erilaista tiloja ja toimintoja.

Tarvekartoitus vastaa tärkeimpiin kysymyksiin

Epämukavilta yllätyksiltä välttyy perusteellisella taustatyöllä. Kun Alatalon asiakkaaksi tulee toimitilaa etsivä yritys, työ alkaa aina tarvekartoituksella.

– Hyvä olisi tietää ainakin se, kuinka monta henkeä tilassa tulee olemaan töissä, ja millaista heidän työnsä on. Tarvitaanko esimerkiksi avokonttoria tai neuvotteluhuonetta? Vaaditaanko työssä jotain tiettyä toiminnallisuutta, kuten vaikkapa kuormauspaikkaa?

Hyödyllistä on myös, jos yritys pystyy määrittelemään toimitilalle ainakin alustavan hintahaarukan.

Tarvekartoituksen perusteella voidaan laskea, kuinka paljon toimitilaa suurin piirtein tarvitaan, ja millaisia vaihtoehtoja asiakkaan budjetti mahdollistaa.

Sijainti vaikuttaa moneen

Sijainti vaikuttaa merkittävästi yrityksen toimintaan ja menestykseen. Siksi siihen kannattaa panostaa.

– Erityisesti kivijalka on murroksessa ja nettikauppa on vienyt siltä paljon asiakkaita. Kauppojen tulee miettiä entistä tarkemmin, missä heidän asiakkaansa liikkuvat ja miten he löytävät tilaan.

Kaikkien yritysten pitää miettiä sijaintia myös sen kannalta, miten firman työntekijät pääsevät töihin.

– Varsinkin riittävä parkkitila on monelle yritykselle todella tärkeä. Se taas maksaa keskusta-alueella helposti yllättävän paljon.

Alatalo kertoo tehneensä hiljattain töitä kahden yrityksen kanssa, jotka etsivät molemmat suurin piirtein saman kokoisia toimistotiloja Tampereelta. Toisen yrityksen työntekijät kulkivat töihin yksityisautoilla, joten hieman kauempana keskustasta oleva tila oli sopiva ratkaisu.

Toinen yritys taas halusi tilan aivan rautatieaseman vierestä.

– Sijainti ytimessä oli heille tärkeä kaupungin ulkopuolelta tulevien asiakkaiden vuoksi. Parkkitilaa ei juuri tarvittu, sillä suurin osa työntekijöistä kulkee töihin julkisilla.

Hyvän sisäilman merkitys korostunut

Toimistotiloissa työviihtyvyys ja esteettisyys ovat korostuneet kriteereinä viime vuosina, Alatalo kertoo.

– Esimerkiksi hyvän sisäilman ja lämpötilan merkitys on kasvanut. Se liittyy varmasti siihen, että niiden vaikutuksesta sairauspoissaoloihin on nyt lisää tietoa.

Tiettyjen alojen yrityksille toimitila on tärkeä osa imagoa. Siinä missä lakiasiaintoimistot haluavat perinteisesti arvokkaat ja näyttävät tilat, mainosalan yritykset kaipaavat usein jotain kokeilunhaluista ja yllättävää.

Pieni, vain yhden tai muutaman hengen työllistävä yritys voi löytää itselleen parhaan tilaratkaisun myös erilaisten työtilapalveluiden kautta.

Nykyään on tarjolla paljon ratkaisuja, joissa voi kuukausimaksulla saada käyttöönsä tarvittavan työtilan ja esimerkiksi pääsyn neuvottelutiloihin. Usein tiloja voi myös käyttää yhdellä maksulla eri paikoissa ympäri Suomea.

Erityisesti ravintolayritysten voi olla haastavaa löytää itselleen sopivia toimitiloja.

– Ravintolakäyttöön sopivia tiloja kysytään meiltä paljon. Aloittelevat yrittäjät eivät välttämättä ymmärrä, että hyvin harva kiinteistö soveltuu siihen.

Ravintolakäyttöön tuleviin tiloihin pitää yleensä tehdä mittavat investoinnit, jotka saattavat kohota kymmenistä tuhansista jopa satoihin tuhansiin euroihin. Moni kiinteistönomistaja on haluton tekemään näitä investointeja.

Sovi remontista aina kirjallisesti

Alatalo korostaa, että vuokrasopimus yrityksen ja kiinteistön omistajan välillä tehdään aina räätälöidysti.

– Mitä isompi tila on ja mitä enemmän vuokranantaja siihen investoi vuokralaisen hyväksi esimerkiksi remontilla, sitä pidempää sitoutumista yleensä edellytetään.

Keskikokoiselle liikehuoneistolle vuoden määräaikainen vuokrasopimus on melko tyypillinen. Suuren lääkärikeskuksen tai logistiikkakeskuksen vuokra-aika voi kuitenkin olla jopa 10 tai 20 vuotta.

Usein vuokranantaja edellyttää vuokralaiselta vuokravakuutta. Tyypillinen vakuus on Alatalon mukaan kolmen kuukauden vuokra, johon on lisätty arvonlisävero.

Viimeiseksi Alatalo vinkkaa, että yrityksen mahdollisesti tilaan tekemästä remontista kannattaa aina sopia kirjallisesti.

– Usein sopimuksessa voi lukea, että tilaan pystytetyt rakenteet jäävät vuokrasuhteen päätyttyä vuokranantajalle. Vaihtoehtoisesti kiinteistön omistaja voi myös edellyttää niiden purkamista.

OP sosiaalisessa mediassa