Kun varamiehitystä ei ole, joustavuus on avain: näin pienet ja ketterät yritykset suunnittelevat kesälomansa

Kuinka pieni yritys voi sopia lomansa siten, että toiminta pysyy virkeänä ja myös työntekijät tulevat kuulluiksi? Entä miten lomat järjestyvät, kun yrityksen sesonkiaikaa on kesä? Kolme erilaista yritystä vastaa.

Lääkekehitysyritys Herantis Pharma työllistää yhdeksän henkeä kahdessa toimipisteessä Espoossa ja Turussa. Kuinka lomat järjestetään, kun työrooleihin kuuluu paljon erilaista erikoisosaamista?

– Näin pienessä yrityksessä fakta on, että varamiehitystä ei oikein ole. Jonkin verran pyrimme tuuraamaan toisiamme, mutta lomien tarkka suunnittelu sopiviin aikoihin on todella tärkeää, toteaa operatiivinen johtaja Antti Vuolanto.

Herantiksella lomien suunnittelu on hyvin henkilökohtaista. Yritys pyrkii siihen, että jokaisella on oikeus ja vastuu suunnitella oma ajankäyttönsä työpaikalla parhaalla mahdollisella tavalla.

Kukin työntekijä miettii itse, haluaako olla kesälomalla neljä viikkoa putkeen vai pitääkö loman esimerkiksi kahdessa pätkässä. Välissä voi käydä töissä hoitamassa oman tonttinsa kiireisiä asioita.

– Toki yritämme johdossa viestiä sen tärkeyttä, että jokainen saisi juuri sellaisen loman kuin haluaa. Voimme yhdessä pohtia, onko jokin asia todella niin kiireellinen, että se pitää hoitaa tiettyyn aikaan.

Yksi pienen tiimin hyvistä puolista on se, että toisten loma-ajoista on helppo pysyä kärryillä. Herantiksella kesälomat näkyvät kätevästi yhteisestä sähköisestä kalenterista.

– Kaikki kollegani esimerkiksi tietävät, että istun nyt toimistolla ja jos tulee jotain kiireellistä, niin autan. Tieto kulkee meillä nopeasti ja jouhevasti.

Kesälomaa myös sesongin keskellä

Monilla aloilla liiketoiminta hiljenee luonnollisesti kesäkuukausina. Mutta miten kesälomat hoidetaan yrityksessä, joka elää kesällä kiireisintä sesonkiaan?

Kavalton tilan ravintola- ja matkailupalveluja yhdessä miehensä kanssa pyörittävä Taija Kavalto työllistää vakituisesti viisi työntekijää. Kesäkaudella tilalla auttelee myös useampi kausityöntekijä.

– Alallamme tyypillistä on, että lomia pidetään kesäkauden ulkopuolella mutta me haluamme tarjota vakituisille työntekijöillemme mahdollisuuden kesälomaan. Aika moni sen myös käyttää, Kavalto kertoo.

Henkilökunnan kesälomat onnistuvat porrastamalla ja vastuun jakamisella. Tilalla on aina paikalla ainakin yksi kokenut työntekijä, joka pitää pakkaa kasassa ja tukee muita. Siksi Kavalto etsii tiimiinsä ihmisiä, joilla on johtajataitoja.

Myös yrittäjät itse lomailevat kesällä muutaman viikon, yleensä pienissä pätkissä.

– Tiettyjä raha-asioita, kuten palkanmaksua, en halua ulkoistaa kenellekään muulle. Se rajoittaa hieman sitä, milloin voin lomailla.

Tilannekatsaus loman keskellä pitää rattaat pyörimässä

Mikkeliläinen OiOi Collective Oy konseptoi ja toteuttaa ”seinän kokoisia tabletteja” eli suurikokoisia vuorovaikutteisia installaatioita.

Neljän hengen yritys on tällä hetkellä kovan kasvun vaiheessa ja pyrkii voimakkaasti myös kansainvälisille markkinoille. Se tarkoittaa, että toimintaa ei voi noin vain laittaa katkolle vaikkapa heinäkuuksi.

– Suomessa maailma pitää saada valmiiksi kaksi kertaa vuodessa, juhannuksena ja jouluna. Muualla ei eletä saman rytmin mukaan, sanoo OiOin markkinointijohtaja Olli Marjalaakso.

Koska tarjoukset ja puhelinpalaverit maailmalle pitää hoitaa myös kesällä normaaliin tapaan, OiOin tiimi on sopinut lomailun yhteisistä pelisäännöistä. Tärkeintä on se, että koko tiimi tietää, mitä kenenkin vastuualueella tapahtuu.

– Olemme sopineet, että lomaltakin voidaan käyttää tietty päivä yhteiseen tilannekatsaukseen. Kun päivä on sovittu etukäteen, ei se harmita lomalaista.

Pienessä ja ketterässä yrityksessä oleellista on se, että työntekijät palautuvat myös varsinaisten lomien ulkopuolella. OiOissa työntekijät eivät esimerkiksi tee töitä viikonloppuisin, vaan lepäävät.

Kun työajat joustavat ja ovat pitkälti työntekijöiden itsensä päätettävissä, loman ja arjen erot kutistuvat.

– Kannustamme toisiamme myös minilomiin keskellä työarkea. Joskus se on parasta, mitä työntekijänä voi itselleen tehdä.

OP sosiaalisessa mediassa