Opi johtamaan itseäsi – jaksat paremmin töissä

Lakkaa vastaamasta sähköposteihin salamana ja anna joka päivä palautetta omista tekemisistäsi. Niin käy itsensä johtaminen, uusi tärkeä työelämätaito.

Aamut alkavat entistä harvemmassa työpaikassa yhteisellä palaverilla, jossa pomo jakaa jokaiselle päivän hommat.

Todennäköisempi tilanne taitaa nykyään olla se, että yksi aloittaa työpäivänsä vastaamalla sähköposteihin kotona ja toinen osallistuu lähikahvilassa Skype-palaveriin, jonka muut osallistujat istuvat neuvotteluhuoneessa maailman toisella laidalla.

Kyse on työn muutoksesta.

”Globalisaatio ja digitaalisten työvälineiden vallankumous ovat johtaneet siihen, että aiempaa useammilla työntekijöillä on nykyisin mahdollisuus tehdä ajasta ja paikasta riippumatonta työtä”, sanoo johtava työterveyspsykologi Tuuli Viranta-Naulapää Terveystalosta.

Työn muutos tarkoittaa siis sitä, että monet työntekijät ovat aiempaa vapaampia hoitamaan hommansa etänä tai jatkamaan työpäiviään iltaisin kotona, kiitos etätyökäytäntöjen, erilaisten teknisten ohjelmien ja joustavien työaikojen.

Eikä muutos suinkaan koske pelkästään raportteja tietokoneellaan naputtavia asiantuntijoita tai pelisuunnittelijoiden kaltaisia luova alan työntekijöitä.

Kotona työskentely on nykyään mahdollista esimerkiksi sairaaloissa ennen työskennelleille terveydenhuollon tekstinkäsittelijöille, koska heidän työnsä eli potilaskertomusten purku sanelunauhoilta tekstimuotoon onnistuu teknisten sovellusten ansiosta melkein missä vain – kuten moni muukin aiemmin tiettyyn paikkaan sidottu työ.

Uudet työn tekemisen tavat asettavat myös uusia vaatimuksia työntekijöille. Yhä useammilta kysytään taitoa johtaa itseään.

Itsensä johtaminen on esimerkiksi kykyä suunnitella päivänsä ja organisoida hommansa niin, että valmista tulee sovitussa aikataulussa, vaikka esimies ei enää istuisikaan huikkausetäisyydellä neuvomassa ja antamassa jatkuvaa palautetta.

Hyvä uutinen on se, että suunnittelu- ja organisointitaitoja voi ja kannattaa opetella, sillä hyvät itsensä johtamisen taidot lisäävät hyvinvointia sekä töissä että vapaalla. Näin se onnistuu.

1. Suunnittele päiväsi – niin kuin sinulle parhaiten sopii

Tehtaassa pomo laatii työvuorolistat ja tuotantosuunnitelmat, jotta kännykänkuoria ja virvoitusjuomia valmistuu oikea määrä oikeassa aikataulussa. Vastaavasti omien töiden johtamisessa tärkeintä on opetella järjestämään päivänsä niin, että hommat tulevat tehdyksi mahdollisimman fiksusti.

Siinä auttaa suunnitelmallisuus: Kirjoita kalenteriin tai erilliselle lapulle ylös tehtävät, jotka on tärkeää saada valmiiksi tietyn päivän aikana. Viivaa yli työt, jotka olet saanut valmiiksi.

Uhraa jokaisen työpäivän alusta kymmenminuuttinen sen miettimiseen, missä järjestyksessä sinun kannattaa suorittaa päivän hommat. Saatat välttää kokonaan kello puoli viiden paniikin, kun päivän lähestyessä loppuaan jäljellä ovat enää ne omalle vireystasollesi parhaiten sopivat tehtävät.

”Varhain vireimmillään olevan aamuihmisen kannattaa hoitaa vaikeimmat tai eniten keskittymistä vaativat tehtävät heti aamusta, ennen kuin vireystila alkaa iltapäivää kohti laskea”, työterveyspsykologi Viranta-Naulapää havainnollistaa.

Jos taas tiedät, että saavutat työn kiihkeimmän imun vasta iltapäiväkahvien jälkeen, vaikeimpien hommien jättäminen päivän tehtävälistan häntäpäähän ei ole lykkäämistä vaan osoitus hyvästä itsetuntemuksesta.

Vältä turhia keskeytyksiä. Mikäli mahdollista, ryhdy vastaamaan sähköposteihin korkeintaan kahdesti päivässä: kun sovit itsesi kanssa, että luet postisi kerran aamupäivällä ja kerran iltapäivällä, vältyt postilaatikon jatkuvalta vilkuilulta – eli muiden hommien keskeyttämiseltä.

”Aika harvan työ on lopulta sellaista, että on pakko olla jatkuvasti puhelimen tai postin päässä. Useimmiten kysymys on omista päänsisäisistä tavoitteista vastata jokaiseen viestiin ilman viivettä. Sellaisten tavoitteiden täyttämisessä ei ole pidemmän päälle järkeä, jos työ ei nimenomaan sitä vaadi.”

2. Muista tauot!

Hyviä uutisia: työpäivien suunnittelun lisäksi tehokkuutta parantavat säännölliset tauot.

”Kukaan ei pysty tekemään töitä yhtäjaksoisesti kovin pitkään niin, että jälki pysyy tasaisen hyvänä. Aivot yksinkertaisesti kuormittuvat erityisesti tarkkuutta ja keskittymistä vaativissa tehtävissä. Silloin ajatus alkaa harhailla ja tulee houkutus poukkoilla tehtävästä toiseen”, Viranta-Naulapää sanoo.

Niinpä itsensä johtamisen taitoihin kuuluu sen tunnistaminen ja myöntäminen, milloin tärkein työväline eli aivot kaipaavat taukoa.

”Työstä palautumisesta puhutaan usein vain vapaa-ajan harrastusten yhteydessä. Palautumista voi kuitenkin edistää myös työpäivien aikana sillä, että pitää useasti päivän aikana muutaman minuutin mittaisia minitaukoja, jos pidempiin keskeytyksiin ei ole aikaa.”

Mitä taukojen aikana kannattaa tehdä?

”Jos lukee tai kirjoittaa työssään, tauon käyttäminen uutisten lukemiseen päätteeltä ei ole hyvä idea. Sen sijaan kannattaa liikkua tai tehdä ylipäänsä jotakin sellaista, mikä poikkeaa työstä. Silmiään voi lepuuttaa kohdistamalla katse kaukaisuuteen tai verenkiertoaan virkistää muutamalla rivakalla punnerruksella tai kyykyllä.”

3. Anna itsellesi palautetta

Se, että saa suoriutumisestaan palautetta, lisää useimpien innostusta töissä, Viranta-Naulapää tietää.

”Alasta riippumatta monille tärkeintä on kokemus siitä, että omalla työpanoksella on merkitystä. Jos on usein sellainen olo, ettei saavuta tavoitteitaan tai saa asioita aikaiseksi, kyse voi itse asiassa olla siitä, ettei saa koskaan myönteistä palautetta suorituksistaan.”

Kun lähin pomo ei enää ole selvillä työntekijän hommien kaikista yksityiskohdista, kannattaa opetella antamaan myös itse itselleen palautetta.

Varaa ennen kotiinlähtöä itsellesi rauhallinen pariminuuttinen, jonka aikana teet vähintään mielessäsi listan päivän tärkeimmistä aikaansaannoksistasi.

Itsekehun aiheiksi käyvät kaikki päivän tehtävälistalta yliviivatut velvollisuudet, eivät vain kokonaiset, valmiiksi saatetut projektit. Näin on jo siksikin, ettei oma työ välttämättä ole luonteeltaan sellaista, että konkreettisia aikaansaannoksia syntyy jatkuvasti.

Se, että opettelee tietoisesti tunnistamaan monenlaisia onnistumisia, on paitsi hyödyllistä työhyvinvoinnin kannalta mutta myös laventaa käsitystä omasta ammattitaidosta. Kehun paikka voi olla vaikkapa se, että on päivän aikana saanut hoidettua vaikean keskustelun kunnialla.

4. Vapaa-aika mittaa johtamistaidot

Miten sitten voi mitata sitä, kuinka hyvin on onnistunut johtamaan itseään ja omia hommiaan? Mieti, ehditkö nähdä tarpeeksi paljon läheisiäsi tai tekemään vapaalla juttuja, joista nautit eniten.

Hyvistä itsensä johtamisen taidoista nimittäin kielii työterveyspsykologi Viranta-Naulapään mukaan parhaiten se, että työ ja muu elämä ovat keskenään tasapainossa.

”Jos päiviin jää hyvin aikaa esimerkiksi perhe-elämälle, voi olla melko varma siitä, että on onnistunut priorisoimaan työtehtävänsä ja hallitsemaan ajankäyttöään töissä.”

Jos taas jokainen työpäivä venyy vartilla yli päiväkodin sulkemisajan tai sählytunnin aloitusajan, itsensä johtamisen taidoissa on todennäköisesti vielä kehitettävää.

Tai sitten kyse on siitä, että tehtävää on yksinkertaisesti liikaa. Silloin pitää kääntyä esimiehen puoleen.

5. Pomon pitää auttaa

Juuri siksi, että vapaus on monilla työpaikoilla lisääntynyt, säännölliset keskustelut pomon kanssa ovat erityisen tarpeellisia.

”Esimiehen vastuulla on edelleen määritellä työntekijän toimenkuva ja se, mitä kaikkea häneltä odotetaan.”

Siispä pomolta voi edelleen olettaa saavansa apua aina silloin, kun ei ole varma siitä, mitä kaikkea pitäisi saada aikaiseksi tai miten ongelmatilanteessa kannattaisi edetä. Jokaisella on oikeus myös säännöllisiin kehityskeskusteluihin.

Ja hyvä niin, toteaa Viranta-Naulapää.

”Työmotivaatiosta tiedetään, että sitä parantaa omien hommien katsominen helikopteriperspektiivistä. Se tarkoittaa yksittäisiä tehtäviä laajemman näkökulman ottamista ja lähitulevaisuuden tavoitteiden määrittelemistä. Työnantajalla on velvollisuus tarjota tähän apua.”

Tuoreimmat
Suunnittele työuran jälkeinen elämäsi – lue eläköitymisvalmentajan vinkit
Piilaakso ei ole vain nuoria startup-yrittäjiä. Teknologialaaksoa rakentamassa olleet ovat nyt eläkeläisiä, jotka toteuttavat unelmiaan ja tekevät asioita, mihin työelämässä ei ollut aikaa. Kaiken...
Rahat kaverin tilille saman tien? Näin se onnistuu
Miten puhelinnumerolla maksaminen oikein toimii? Missä tilanteissa Siirto-palvelua kannattaa hyödyntää? Entä onko se nyt varmasti turvallista ja helppoa?
Hyvällä työntekijäkokemuksella kohti parempia tuloksia
Asiakas on ykkönen yrityksen arvoasteikossa, ja odotukset ylittävän asiakaskokemuksen tuottaminen on melkein jokaisen työntekijän tavoitelistalla. Kovana kakkosena tulevat työnhakijat. Tänä päivänä...
6 vinkkiä, joilla saat vanhan asuntosi kaupaksi
Pitääkö keittiö tai kylpyhuone remontoida, jotta vanha asunto menisi kaupaksi? Tuskin, mutta pieni ehostus on paikallaan. Asiantuntija kertoo, mitä muuta vanhojen asuntojen ostajat arvostavat.