Itseohjautuva toimintatapa – pelkkää pöhinää pääkonttorissa?

op.media
op.media

OP Ryhmä aloitti muutosmatkan kohti itseohjautuvaa työskentelytapaa kaksi vuotta sitten, ja matka jatkuu yhä. Mikä itseohjautuvien työskentelytapojen myötä muuttuu arjessa? Onko muutoksista mitään hyötyä ja kannattaako tällaista muutosmatkaa edes harkita? Jos mietit, miten kehittää organisaatiotasi uudella vuosituhannella, tämä blogi on sinua varten.

op.media
op.media

Se, kannattaako koko yrityksen kattavaan toimintatapamuutokseen lähteä, riippuu yrityksesi tilanteesta. Kaksi vuotta sitten totesimme, että silloisten parannusten polkua oli kuljettu niin pitkälle kuin mahdollista, ja että merkittävät parannukset työntekijäkokemukseemme, asiakaskokemukseemme ja tuottavuuteemme vaativat kaikilta OP:laisilta uudenlaista tapaa ajatella, johtaa ja toimia arjessa.

Tulokset ensimmäisten kahden vuoden ajalta ovat lupaavia ja kertovat meidän olevan oikealla polulla. Itseohjautuvan työtavan vuoden 2019 alussa aloittaneista yli 90 prosenttia, ja parin ensimmäisen kuukauden jälkeen vuoden 2020 alussa aloittaneista yli 70 prosenttia, näkee uuden toimintatavan aiempaa parempana. Itseohjautuvuus on noussut, byrokratia vähentynyt ja kommunikaatio parantunut. Uusia tuotteita ja palveluita on saatu markkinoille aiempaa nopeammin.

Asiakkaille suoraan näkyviä muutoksia on tehty pääasiallisesti kevään 2020 aikana: uudet toimintatavat ovat auttaneet vastaamaan mm. koronan aiheuttamiin kysyntäpiikkeihin. Tuottavuusvaikutusten mittaaminen on haastavinta. Arjessa näemme, että organisaatiorakenteita on kevennetty ja tiimit kertovat keskittyvänsä aiempaa paremmin asiakkaan kannalta kriittisiin tekemisiin.

Mikä muuttuu arjessa?

Mielikuvat itseohjautuvan työtavan muutoksesta liittyvät yleensä rooleihin ja rakenteisiin – puhutaan paljon tiimeistä, heimoista ja osaajajoukoista. Nämä muutokset ovat tärkeitä, mutta eivät koko totuus. Olemme tehneet vähintään yhtä tärkeitä muutoksia mm. johtamiskäytäntöihimme, sisäisiin prosesseihimme ja ennen kaikkea kulttuuriimme, tapaamme toimia yhdessä arjessa. Olemme tietoisesti muokanneet käytäntöjä ottaen huomioon erilaisten työympäristöjemme – esim. myynnin, asiakaspalveluiden, kehittämisen ja tukitoimintojen – luonteen.

Johtajan perspektiivistä OP:n itseohjautuvassa työskentelytavassa on merkittäviä etuja. Laajoja ja monimutkaisia kokonaisuuksia on helpompaa johtaa. Lopputuotoksia syntyy nopeammin, useammin ja ne ovat laadukkaampia, kun kaikkien tiimiläisten osaaminen saadaan hyötykäyttöön ja ihmiset ovat motivoituneempia. Läpinäkyvyys tiimien toimintaan mahdollistaa etenemisen esteiden ratkaisun ennen kuin epäkohdat edes paisuvat ongelmiksi. Toiminnan riskit laskevat, kun vastuu tekemisestä on tiimeillä, ei yksittäisillä ihmisillä.

Mitä olemme oppineet matkallamme?

Koko yrityksen kattavien toimintatapojen muutos vaatii todella paljon työtä. Ennen kuin muutosmatkalle lähdetään, on erittäin tärkeää, että tavoitteet ovat kirkkaita ja koko johto on muutoksen takana. Johdon vankkumaton tuki vapauttaa valtavan määrän energiaa organisaatiossa viedä muutosta eteenpäin.

Lähdimme rakentamaan itseohjautuvaa työskentelytapaa sen takia, että koimme ketterien käytäntöjen auttavan meitä muutoksessamme, emme ketterän itsensä vuoksi. Uudessa toimintatavassa on kriittistä ymmärtää mikä toimii omassa yrityksessä, ja että itseohjautuvan työtavan periaatteiden soveltaminen myynnissä ja asiakaspalvelussa voi näyttää hyvin erilaiselta kuin tuotekehityksessä tai tukitoiminnoissa.

Tiimien itseohjautuvuuden tukeminen vaatii uudenlaista johtajuutta. Työstämme edelleen tasapainoa tiimien itseohjautuvuuden ja yhteisten raamien noudattamisen välillä – kuinka saamme sadat tiimit liikkumaan samaan suuntaan, itseohjautuvasti, ilman liiallista ohjeistamista ja byrokratiaa.

Muutosta kannattaa vaiheistaa ja erilaisia käytäntöjä kokeilla ja pilotoida systemaattisesti sopivien käytäntöjen löytämiseksi ja riskien hallitsemiseksi. Aloitimme n. 10 heimolla ja 1000 hengellä vähittäispankissa ja kehittämisessä vuoden 2019 alusta. Vuoden 2020 aikana n. 4500 yrityspankkilaista ja vakuutuslaista ottaa uusia toimintatapoja käyttöön vaiheittain. Muutoksen laajuuden, vauhdin ja syvyyden välisen balanssin löytäminen on haastavaa, mutta tärkeää.

Ketterä muutosmatka ei ole koskaan ohi tai toimintamalli ”valmis.” Opimme tekemistämme ja toisistamme jatkuvasti ja yritämme parantaa toimintaamme joka päivä.

Jos kiinnostuit OP:n itseohjautuvasta työtavasta, lisätietoa saa sivuiltamme ja Boston Consulting Groupin kanssa kirjoittamastamme lyhyestä artikkelista. Jaamme mielellämme oppejamme itseohjautuvasta toimintatavastamme.

Kirjoittaja Katri Rytkönen toimii OP:ssa uudistamisheimon johtajana. Tällä hetkellä hän on opintovapaalla.

OP sosiaalisessa mediassa