Arjen kaaos ja juhlasuunnittelu helpottuvat ketterillä toimintatavoilla – Kolme OP:n asiantuntijaa antavat vinkkinsä

Työelämässä käytössä olevat ketterät toimintamallit tehostavat työn tekoa ja lisäävät työtyytyväisyyttä. Niiden avulla voi myös helpottaa arkea tai vaikka tärkeiden juhlien suunnittelua. Agile Coach, Product Owner ja Designer kertovat, mitkä toimintamallit kannattaa ottaa käyttöön arjessa, työssä ja juhlien suunnittelussa.

OP:ssa käynnissä oleva ajattelutavan ja toimintakulttuurin muutos on tuonut mukanaan aivan uudenlaisen tavan työskennellä. Asiakaskokemuksen parantamiseen tähtäävä ketterämpi (lean) toimintamalli on synnyttänyt myös uusia työtehtäviä, joilla muutosta tuetaan.

Agile Coach Anna Kurtelius, Product Owner Jouko Kiuru ja Service Designer Natalie Söderlund edistävät jokapäiväisessä työssään OP:n muutosta. Alla he kertovat, kuinka työstä tutut toimintatavat voivat auttaa ketä vain niin työpaikalla, arjessa kuin juhlien suunnittelussakin.

Vinkit parempaan arjen hallintaan

  1. Suunnittele aikaa myös mielihyvää ja energiaa tuoville asioille. Pyrin suunnittelemalla ja priorisoimalla varmistamaan, että ruuhkavuosiperheen huushollaus tai työt eivät vie kaikkea aikaani ja tilaa on myös itselleni hyvinvointia tuottaviin asioihin kuten pianon soittoon, urheiluun ja lukemiseen. Tämä opettaa samalla hyväksymään joissakin osa-alueissa ”riittävän hyvä” -tason, koska ei ole mahdollista, että kaikki on koko ajan tiptop. Suunnittelusykli on viikko, ja hyödynnän kalenteria silloin kun muunkin perheen tulee tietää asioista. Omassa priorisoinnissani käytän joko kanbania (taulu, jonka avulla voi priorisoida ja visualisoida yksittäisten töiden etenemistä) tai listoja. Tärkeää suunnittelussa on myös oppia arvioimaan mikä on sopiva määrä (vähän kuin ketterän WIP -limiitti, joka kertoo keskeneräisten töiden maksimimäärän), ettei tule ahmittua liikaa. Silloin kivoistakin jutuista saa stressin aikaiseksi.
  2. Kokeile ”leanata” arkisia asioita. Meillä on ketteröitetty urheilevan lapsiperheen pyykkihuolto. Jokainen osallistuu tekemiseen omien taitojensa puitteissa. Taklaamme yhdessä pullonkauloja, ”hauskoitamme” tekemistä vaikkapa musiikilla, ja olemme luoneet liikuteltavien korien avulla systeemin, jolla lapset kuljettavat puhtaita vaatteita kaappeihinsa ja toimittavat tyhjät korit takaisin kodinhoitohuoneeseen. Näin systeemi ei kaadu, jos yksi on poissa riveistä vaikkapa flunssan tai työmatkan takia.
  3. Ajattele ajatteluasi. Pyrin saamaan itseni kiinni niissä tilanteissa, joissa mieleni tuottaa esimerkiksi huijarisyndrooma-ajatuksia (kohta kaikki huomaa, että olen osaamaton luuseri ja huijari), muuttumattomuuden asennetta eli fixed mindsetia (ei minusta ole tähän, ei kannata edes yrittää) tai tarpeettoman kriittistä palautetta itselleni. Opettelen näissä tilanteissa olemaan itselleni kiltti, tsemppaamaan sinnikkyyteen ja tietoisesti miettimään myös onnistumisia ja oppeja.

Vinkit antoi OP:lla työskentelevä Agile Coach Anna Kurtelius. Agile Coachin työtä on valmentaa ja opastaa ketterän toimintatavan ja kulttuurin muutoksessa.

Vinkit mielekkäämpään työn tekoon

  1. Ohjaa tekemistä datan avulla. Rakenna sähköisten palveluiden toiminnallisuudet pienissä paloissa, ideoi ja kokeile niitä. Tärkeimpänä kuitenkin on, että kehitystiimi validoi ja mittaa sähköisien palveluiden käyttöä pitkin matkaa ja seuraa tuloksia, kuinka rakennettu toiminnallisuus oikeasti toimii tuotantokäytössä. Kokemukseni mukaan mikään olettama varsinkaan asiakasrajapinnassa ei ole ikinä täysin oikea, välillä ei edes sinnepäin. Asiakkaat ovat yksilöllisiä monella tapaa, ja palveluiden käyttäjillä on lukuisia erilaisia tapoja käyttää toiminnallisuuksia. Osa käyttötavoista on sellaisia, joita suunnittelussa ei voisi mitenkään ottaa huomioon etukäteen. Älä siis hio lopputuotetta liikaa vaan jätä tilaa muutoksille ja anna asiakkaiden päättää mihin suuntaan palveluita kehitetään. Panosta analytiikkaan ja monitorointiin, jolloin tiimistä voi tulla proaktiivinen reaktiivisen sijaan, ja tekemistä ohjaa dataan perustuva tieto!
  2. Opi virheistä ja keskity jatkuvasti parantamaan tiimin tuottavuutta. Muista jättää aikaa retroiluun (tehtyjen asioiden arvioimiseen) ja muihin tiimin seremonioihin, joissa keskitytään parantamaan tiimin yhteishenkeä ja tuottavuutta. Kukaan ei halua toistaa virheitä ja kaikki haluavat pohjimmiltaan kehittyä, joten mahdollista tämä puuttumalla ja korjaamalla havaitut asiat. Älä kuvittele, että asiat korjaantuvat itsekseen vaan sopikaa yhdessä mitä konkreettisesti tulee tapahtumaan seuraavassa kehitysjaksossa, jotta ongelma tai haaste saadaan ratkaistua. Kaikkien pitää myös sitoutua muutokseen, jotta muutos voi toteutua. Kun haasteet käydään yhdessä läpi ja opitaan niistä, se mahdollistaa avoimen ja toverillisen ilmapiirin, jonka ympärille on helppo rakentaa!
  3. Autonomian hankkiminen. Mitä paremmin tiimi pystyy hankkimaan itselleen autonomisen kehitysympäristön missä se työskentelee, sitä paremmin pystyy se toimimaan ketterästi. Riippuvuuksien karsiminen on ensiarvoisen tärkeää, jos tahtoo toimittaa jatkuvassa toimitusmallissa tuotteita ja palveluja, joilla on liiketoiminnallista-arvoa. Haasta olemassa olevat ratkaisut tiettyyn pisteeseen ja pyri takaamaan tiimille työrauha ja mahdollisuus saavuttaa tavoitteet. Älä tähtää moneen liikkuvaan maaliin yhtä aikaan, vaan keskity asioihin, jotka voidaan saattaa valmiiksi jo olemassa olevilla työkaluilla. Varaudu parantamaan ja käymään läpi (iteroimaan) työvaiheita myöhemmin, kun se on mahdollista ja ajankohtaista. Keskity olennaiseen ja ole valmis tekemään asiat itse, äläkä oleta ja odota muiden antavan valmiita vastauksia ja ratkaisuja!
  4. Viimeisimpänä, mutta ei vähäisimpänä. Käykää yhdessä aftereilla! Arjen työskentely ja puurtaminen hyvien työkavereiden kanssa ei tunnu työltä, joten tutustu työkavereihisi ja opi luottamaan heihin!

Vinkit antoi OP:lla sähköisten palveluiden parissa työskentelevä Product Owner (PO) Jouko Kiuru. Product Owner johtaa oman vastuualueen tai tuotteen kannattavuutta, kehittämistä ja vaikuttaa kehitystiimin lopputuotokseen eli siihen, millaiseksi tuote muodostuu. PO on omalla toiminnallaan vastuussa siitä, että tiimin tuotoksen arvo on liiketoiminnalle ja asiakkaalle mahdollisimman korkea.

Vinkit onnistuneiden juhlien suunnitteluun

Rakastan juhlien, niin isojen kuin pienten, suunnittelua ja järjestämistä! Itse pidän onnistuneiden juhlien mittarina sitä, kuinka hyvin pystyn itse nauttimaan juhlista ja seurustelemaan vieraiden kanssa. Jos suunnittelu menee nappiin, ei kenenkään tarvitse viettää juhlapäivää keittiössä raataen tai vieraiden viihtyvyydestä stressaten. Juhlien suunnittelussa ja järjestämisessä voi hyödyntää design-ajattelustakin tuttuja tapoja.

  1. Ideointi ja inspiraation kerääminen. Mieti, kenelle olet järjestämässä juhlia. Millaisia juhlijoita he ovat? Onko teemaa? Mikä on paras ajankohta? Kannattaa osallistaa muita, esimerkiksi työkavereita ideointiin. Ideoinnista saat varmasti paljon hyviä ja huonoja kokemuksia, joista ammentaa ja soveltaa.
  2. Suunnittelu. Juhlien lähestyessä on hyvä suunnitella ja pilkkoa päiväkohtaiset tehtävät sopivan kokoisiksi paloiksi ja jakaa vastuita. Mieti, mitä riskejä on olemassa, ja kuinka vakavia ne ovat. Niiden varalle kannattaa miettiä Plan B valmiiksi. Stressi helpottaa huomattavasti, kun lasket tarjoilujen menekit mieluummin ylä- kuin alakanttiin ja suunnittelet aikataulun joustavaksi, sillä aina sattuu yllätyksiä. Suunnitelmaa kannattaa iteroida muiden kanssa. Joskus käy niin, että itseltä jää huomaamatta jokin oleellinen asia tai niin, että suunnitelmat eivät saa muissa yhtä innostunutta vastakaikua kuin itse ajattelit.
  3. Toteutus. Satsaa niihin asioihin, joilla on oikeasti vaikutusta vieraiden viihtyvyyteen. Luota muihin ja jaa vastuita, mutta pidä ohjat omissa käsissäsi. Voit pyytää valikoituja henkilöitä vastaamaan pienistä tehtävistä myös juhlien aikana, esimerkiksi kahvinkeitosta, tarjoilujen täydennyksestä tai lasten ohjelmanumeron vetämisestä.
  4. Reflektointi. Pienimuotoinen retroilu juhlien jälkeen, ainakin isäntäväen kesken, on hyvä tehdä. Mikä meni erityisen hyvin, missä olisi voinut mennä paremmin? Oliko rima liian korkealla? Päästiinkö tavoitteisiin eli kaikilla, mukaan lukien isäntäväellä, oli hauskaa? Mitä opittiin seuraavaa kertaa varten?

Vinkit antoi OP:lla Service Designerina työskentelevä Natalie Söderlund. Designerin rooliin kuuluu asiakaskeskeisen ajattelun ja kehittämisen edistäminen OP:lla aina strategiselta tasolta palveluiden toteutuksen suunnitteluun. Designerit tuovat liiketoimintoihin syvää asiakasymmärrystä, jotta suunniteltavat tuotteet ja palvelut tuottaisivat parempaa asiakaskokemusta.

OP sosiaalisessa mediassa