Kohti sähköisiä dokumentteja!

Pia Rusanen
Pia Rusanen

Myyntipäällikkönä OPssa varallisuudenhoidon parissa. Intohimona digi, viestintä, matkailu ja liikkuminen.

Tavoitteenani on sähköistää sellaiset dokumentit, joiden on tärkeä pysyä tallessa ja samalla minimoida kotiini saapuvan paperin määrä. Pisimmälle on projektissa päässyt pankki- ja vakuutuspapereiden osalta, jotka arkistoituvat sujuvasti verkkopalveluun. Kannattaa kokeilla!

Pia Rusanen
Pia Rusanen

Myyntipäällikkönä OPssa varallisuudenhoidon parissa. Intohimona digi, viestintä, matkailu ja liikkuminen.

En ole oikein innoissani, kun saan kotiini paperia ja koska tunnen itseni, olen huolissani kaikista tärkeistä dokumenteista, joita säilytän fyysisesti kaapeissani. Kotiovessa on ei-mainoksia -lappu ja kaikki pöytien kulmalla pyörivät paperit alkavat ärsyttää nopeasti. Tärkeät paperit arkistoin idioottivarmasti, joka tarkoittaa sitä, että en niitä todennäköisesti enää löydä. Toisaalta, jos ne pysyvät tallessa niin satavarmasti ne haalistuvat, kastuvat, rypistyvät tms. Olen todennut, että minulle paras tapa on säilöä tärkeät dokumentit sähköisesti. Kallistun sähköistämisen kannalle myös siksi, että se on mielestäni ekologisempaa ja käytännöllisempää.

Miten olen sitten taklannut tätä haastetta arjessa? Ihan ensimmäiseksi kannatan ja hyödynnän sähköisiä arkistoja, erityisesti kun ne ovat tietoturvallisia ja luottamieni toimijoiden ylläpitämiä. Haluaisin ehdottomasti säilöä sähköisesti kaikki tarpeelliset paperit, joihin saattaa joskus joutua palamaan on sitten kyse takuukuiteista, verotukseen liittyvistä lapuista, koulu- tai työtodistuksista tai vastaavista. Ihan kaikkea en ole onnistunut vielä sähköistämään, mutta askel askeleelta olen päässyt hieman pidemmälle. Hyviä vinkkejä tähän liittyen otetaan siis kiitollisuudella vastaan!

Pisimmälle tässä projektissa olen päässyt pankki- & vakuutuspapereiden, palkkakuittien sekä laskujen osalta. Minulle OP:n verkkopalvelu on se paikka, jonne haluan kaiken mahdollisen tulevan ja arkistoituvan. Tilaan kaikki laskut e-laskuina, joka onkin hieno ratkaisu! Laskun eräpäivä ei unohdu, maksu ei mene vahingossa väärään paikkaan ja laskun saa maksuun näppärästi vain klikkaamalla. Toki oman toiminnan kehittämistä olisi siinä, että ne e-laskutkin olisi hyvä tarkistaa ennen maksamista. Verkkopalvelun ja OP-mobiilin muistutuksia erääntyvistä maksuista tervehdin aina ilolla ja kiitoksella. Näin laskut eivät unohdu pöydän kulmalle tai ”häviä” paperinkeräykseen. Palkkakuitit arkistoituvat kivuttomasti ja viimeisin löytyy heti, kun sitä tarvitsen. Tilitiedot ja tapahtumat tsekkaan OP-Mobiilista tai Pivosta, joten paperikuitteja ei tarvitse enää säilyttää. Vakuutuksiini ja rahastoihin liittyvät lippuset ohjasin verkkopalvelun arkistoon heti, kun se tuli mahdolliseksi. Nyt kun OPn sijoitusvakuutuksen raportitkin saa verkkopalvelun sähköiseen arkistoon, on minulla taas yksi paperi vähemmän!

Muita esimerkkejä sähköisestä elämästäni ovat sähköiset reseptit, joka toimii erittäin hienosti verkkopankkitunnusten avulla. Toki tässäkin huolellisuus olisi hyväksi. "Kaverilta kuulin", että apteekkiin ei kannata mennä hakemaan allergialääkkeitä, joita reseptissä ei enää ole... Ensi vuonna Verohallintokin luopuu paperipostin lähettämisestä, eli odotan 2019 sanovani hyvästi paperiselle verokortillekin. Pikkuhiljaa etenee myös hankkeeni skannata muut tärkeät paperit koneelle talteen, tämä projekti ei tosin ole ihan tavoitevauhdissa.

Pieni tunnustus loppuun: paperille on vielä toki paikkansa, erityisesti arvostan sitä pokkareissa, vanhoissa Aku Ankka -lehdissä ja onnittelukorteissa. Haaveilen myös siitä, että saisin vielä jonain päivänä käsin kirjoitetun kirjeen!

Vakuutusposti verkkoon ja paperilaskut e-laskuihin? Lue lisää.

Vakuutussäästämisen posti sähköiseksi? Lue lisää.

OP sosiaalisessa mediassa