Rutiinit auttavat kukoistamaan

Rutiinit saattavat tuntua arkipäiväisiltä ja vähäpätöisiltä asioilta, vaikka ne ovat oikeasti strategisen tason välineitä, kertoo Miltton Sparksin toimitusjohtaja ja liikkeenjohdon valmentaja Christina Dahlblom.

Uusi työ
12.4.2018

Maailma muuttuu nopeasti ympärillämme, ihmiselle joskus liiankin nopeasti, jos mielipidettä kysytään Christina Dahlblomilta. Hän on nähnyt työssään satoja yrityksiä, joissa käydään läpi muutosprosesseja – kehitetään toimintatapoja, itse työskentelyä ja fyysisiä tiloja.

– Yllättävän harvoin organisaatiossa mietitään syvällisesti sitä, kuinka ihmiset saadaan osaksi muutosta ja tekemään työtä uudella tavalla. Ei mietitä, kuinka jopa pienet muutokset vaikuttavat arjen tekemiseen, sekä millaisia rutiineja muutoksella ollaan poistamassa tai haastamassa, Dahlblom sanoo.

Monet yritykset kamppailevat työntekijöiden viihtyvyyden, hyvinvoinnin ja sitoutuneisuuden kanssa. Muutosten aiheuttama epävarmuus, yhdistettynä paineisiin omaksua uusia toimintatapoja eli rutiineja, voivat olla erityisen kuormittavia.

Dahlblomin mielestä tällöin on tärkeää huomioida pienet asiat. Mikä antaa energiaa ja mikä vie? Mitä voisi tehdä hieman enemmän, jotta ihmiset viihtyisivät ja onnistuisivat töissä?

– Minusta hyvän ja kunnianhimoisen suorituksen johtamiseen kuuluu intohimoinen kiinnostus siitä, milloin ihmiset, niin itse kuin muut, kukoistavat. Kukoistaminen tarkoittaa sitä, että suoriutuu hyvin, samalla, kun tuntuu hyvältä.

Rutiinit vapauttavat aivokapasiteettia

Neurotieteet ovat omalta osaltaan auttaneet organisaatioita hahmottamaan, miten ihminen toimii ja mitä meidän aivoissamme tapahtuu.

– Ihmisen aivokapasiteetille rutiinit ovat hyvin tärkeitä. Aivoistamme vain pieni osa on tietoinen. Jos tekisimme koko ajan tietoisia päätöksiä, aivomme olisivat ylikuormittuneet. Me tarvitsemme rutiineja ja autopilotilla tapahtuvaa työskentelyä, jotta me jaksamme ja jäämme henkiin.

Käytämme samaa aivokapasiteettia valitessamme aamulla vaatteita ja kun iltapäivällä teemme työpaikalla strategisia päätöksiä. Dahlblom muistuttaa, että kuormittava aamu voi vaikuttaa päivän suoriutumiseen.

– Oma vinkkini parempaa työssä pärjäämiseen on, ettei meidän pitäisi kuormittaa aivojamme millään turhalla. Tämä on todella tärkeä teema, varsinkin, kun tiedetään, että jaksaminen työelämässä on yhä yleisempi haaste.

Rutiinien kaksi puolta

– Rutiinit, jotka tekevät työnteon helpommaksi, ovat hyviä. Rutiinit, jotka kangistavat, estävät sekä vievät aikaa ja energiaa, sen sijaan eivät.

Tietoinen tarkkailu on Dahlblomin mielestä ensisijaisen tärkeää, jotta voidaan tunnistaa omassa toiminnassa se, mikä toimii ja mikä ei. Mihin menee aikaa tai energiaa ja kuinka paljon? Hyödynkö siitä todella? Useat meistä eivät edes tiedosta rutiinejaan.

– Yhden tutkimuksen mukaan katsomme keskimäärin kuuden ja puolen minuutin välein mobiililaitteitamme. Tämä käyttäytyminen on monelle täysin rutiinia. Se ei ole tietoista käyttäytymistä. Haluamme vain tyydyttää uteliaisuutemme – olemme dopamiininarkkareita.

Dahlblom näkee, että keskitymme liian usein laitteisiin sen sijaan, että olisimme laadukkaasti läsnä nykyhetkessä. Hän kannustaakin ihmisiä pääsemään tiettyjen tiedostamattomien rutiinien herraksi – panemaan mobiililaitteet pois tietyksi ajaksi, jotteivat ne häiritsisi.

Työssään johtamisvalmentajana Dahlblom on havainnut, että yllättävän usein haasteet yrityskulttuurissa ja johtamisessa ovat ainakin osittain kiinni melko arkisista asioista. Ratkaisuja joudutaan, jopa korkeilla johtotasoilla, hakemaan kännykänkäyttöön, kokous-, projekti-, sähköposti- ja viestintäkulttuuriin sekä tapaan kohdata ihmisiä. Tärkeimmät kysymykset ovat: Mitä meillä on tapana tehdä? Onko siitä hyötyä vai ei?

– Jos haluamme työelämästä kivempaa ja tehokkaampaa, joudumme haastamaan tiettyjä rutiineja ja miettimään, miten asioita voisi hoitaa toisin.

Dahlblom haluaa haastaa kaikki asiakkaansa mukaan miettimään, miten työelämästä voidaan tehdä mukavampaa. Silloin Dahlblomin mielestä jokaisen on olennaista miettiä, onko päivän aikana tuonut energiaa työyhteisöön vai vienyt sitä.

– Hyvä kysymys itselleen päivän päätteeksi on: Mitä tartutit muihin tänään?

Rutiinit, Christina Dahlblom

"Ole läsnä" on yksi Dahlblomin tärkeimmistä opeista.

Tee enemmän sitä, mikä toimii

Dahlblom ja hänen yhtiönsä Miltton Sparks hyödyntää valmennuksissaan neurotieteiden lisäksi positiivista psykologiaa – tiedettä siitä, milloin ihmisillä ja organisaatioilla menee poikkeuksellisen hyvin.

Positiivisen ajattelun ja johtamisen perusajatus on: tee enemmän sitä, mikä toimii. Siihen kehottaa myös liikkeenjohdon valmentaja.

– Tarkkaile sitä, mistä toiset ja sinä, saatte energiaa työteossa ja tee hiukan enemmän sitä. Usein puhutaan niin sanotusta työn tuunauksesta. Emme siis välttämättä vaihda työpaikkaa tai työtehtäviä, vaan alamme tekemään tietoisesti työn sisällä enemmän asioita, jotka antavat voimaa ja joissa loistamme.

Dahlblom korostaa kuitenkin, että pelkkä kiva ei riitä, jos suoriutuminen uupuu. Positiivista energiaa voi olla työyhteisössä myös liikaa. Jos koko ajan on kivaa, mutta suoriutuminen työstä puuttuu, ei asiantuntijan mielestä se kanna pitkälle.

Pelkkä tyytyväisyys voi olla Dahlblomin mielestä myös passiivista. Negatiivisilla kokemuksilla on myös tärkeä funktio – ne motivoivat meitä oppimaan, kehittymään ja haastamaan itsemme, sekä löytämään uusia ratkaisuja.

– Ihmisen aivot toimivat paremmin sellaisissa olosuhteissa, jossa ne ovat positiivisesti virittyneet. Monet viime vuosikymmenten tutkimukset osoittavat, että kaikki työelämän indikaattorit hyötyvät positiivisuudesta ja hyvästä ilmapiiristä. Tämä johtuu siitä, että olemme positiivisessa ympäristössä ja positiivisten tunteiden vallassa energisempiä, luovempia ja aikaansaavampia.

Positiivinen johtaminen

Dahlblom puhuu paljon positiivisesta johtamisesta. Se ei hänen mielestään tarkoita sitä, että johtajan pitäisi olla tunteellinen, tai jatkuvasti puhua tunteista. Johtajan pitää osata lukea työyhteisöään – havaita, miten rutiinit ja oma toiminta vaikuttavat ihmisten tunteisiin.

– Meillä suomalaisilla on tässä kulttuurillinen haaste. Olemme aina eläneet pienessä mollissa. Annamme yleensä palautetta siinä vaiheessa, kun joku menee pieleen, emme silloin, kun voisimme ennaltaehkäistä virheitä. Joissakin organisaatioissa positiivinen palaute koetaan edelleen turhana. Tutkimusten mukaan tiimit, joiden toimintakulttuuri ylläpitää positiivista viestintää, suoriutuvat paljon paremmin kuin muut.

Positiivinen viestintä ei tarkoita sitä, että toisen työpanosta pitäisi ylistää maasta taivaaseen, vaan että toinen huomataan, häntä kannustetaan ja kuunnellaan.

– Osoita, että toisen työpanos on tärkeä ja kuuntele. Niin yksinkertaista se lopulta on.

Niin maailmalla kuin Suomessakin on yleistä, että asiantuntijaroolista noustaan esimieheksi. Dahlblomin mukaan riippuu paljon organisaatiosta, paljonko tukea saa sen oivaltamiseen, että onko suorittaja tai asioiden, vai ihmisten johtaja.

Hänen mielestään on olemassa räikeitä eroja siinä, miten paljon esimiehiä tuetaan työssään. Harvalle meistä on kuitenkaan opiskeluaikoina opetettu tunne- tai johtamistaitoja.

– Monet yritykset jättävät ihmiset aika yksin näiden asioiden kanssa. Ulkomailla on ymmärretty paremmin se, että jos yritys haluaa hyvää johtamista, se vaatii myös panostusta. Suomessa monen organisaation kulttuuri on asiakeskeinen ja fokusoitunut tehokkuuteen. Siinä on myös kääntöpuolensa.

Dahlblom muistuttaa, että johtamistaitojen kehittyminen vaatii aikaa, itsetuntemusta, laadukasta palautetta ja sinnikästä treeniä.

– Olen persoonallisuudeltani ekstrovertti haastaja, ja joudun koko ajan opettelemaan, kuinka pystyisin antamaan muille enemmän tilaa. Etten esimerkiksi kokouksessa jyrää omilla mielipiteilläni. Olen kaukana onnistumisesta, mutta kuitenkin tietoisempi kuin ensimmäisessä esimiestehtävässäni 14 vuotta sitten.

Tee tietoisesti asioita, joista tulee hyvä fiilis

Shawn Achor on sanonut: ”Onnellisuus ei ole tunnetila, vaan se on työtapa”. Myös Dahlblom allekirjoittaa tämän. Onnellisuus on hänestä tärkeä teema myös johtamisessa ja työelämässä.

Onnellisuus on kiinni tietoisuudesta. Sitä, että pysähtyy aidosti tarkastelemaan, mikä tekee onnelliseksi niin minut, kuin ympärillä olevat. Jos työ tuntuu kurjalta, mitä asioita sen eteen voi tehdä, jotta huonostakin päivästä tunnistaa hyvät hetket.

Läsnäolotaidot ovat nouseva trendi johtamisvalmennuksessa. Ihmiset, jotka ovat koko ajan miettimässä jotain muuta, esimerkiksi seuraavaa kokousta, lasten hakemista päivähoidosta tai päivittämässä sähköpostia, eivät Dahlblomin mielestä edes huomaa, että heillä menee hyvin. Silloin on myös vaikea huomata mitä kollegalle kuuluu, ja miten häntä voisi auttaa, tai johtaa.

Valmentaja näkee, että onnellisuudessa on kyse ennen kaikkea tiedostamisesta ja kyvystä huomata mielekkäitä ja nautinnollisia asioita.

– Vaikka meillä olisi kuinka kivaa tässä hetkessä, emme välttämättä ole kykeneväisiä huomaamaan sitä. Jokainen meistä voi treenata näitä taitoja omassa arjessamme. Itse treenaan, vaihtelevalla menestyksellä, joka päivä. Olen kehittänyt itselleni ja perheelleni vuosien aikana rutiineja, joiden avulla jää sekä aikaa että edellytyksiä olla hieman laadukkaammin läsnä, esimerkiksi aamuisin lapsieni kanssa, vaikka olisi kuinka kiire. Se aika, minkä annan lapselleni ilman kiireen tunnetta aamuisin, antaa paljon enemmän kuin ottaa. Muutamasta halauksesta, oikein tietoisesti nautittuna, saa voimaa koko päivään.

Christina Dahlblomin käytännön ohjeet arjen rutiineihin:

  • Kysy itseltäsi, miten sinulla menee niin suoritus- kuin tunnetasolla. Haluatko johonkin asiaan muutosta? Jos vastaus on kyllä, tarkastele arkeasi: mihin aika menee? Mistä syntyy hyvää fiilistä? Mikä arjessa toimii ja mikä ei?
  • Suunnittele arkesi. Muista, että olet vain yksi ihminen. Vältä aika- ja energiasyöppöjä, ja ole myös armollinen itsellesi.
  • Jos haluat olla esimerkillinen esimies, johda ensin hyvin itseäsi. On mahdotonta olla innostava tai energisoiva, jos on itse kuitti.
  • Tunnista omat triggerit. Tee halutut asiat helpoiksi, ei halutut vaikeiksi. Jos haluat esimerkiksi vähentää puhelimen vilkuilua, poista siitä kaikki houkutteleva, ja piilota se esimerkiksi perheelle pyhitettyjen tuntien ajaksi.
  • Tietoinen päättäminen. Tutkimuksien mukaan uuden rutiinin oppimiseen menee 21 päivää. Joudut siis tekemään monta viikkoa tietoisia päätöksiä ennen kuin päätös muuttuu rutiiniksi.
Lue lisää
Tulevaisuuden kirjasto on tekemisen paikka

Tulevaisuuden kirjasto on tekemisen paikka

Kirjastot ovat muuttumassa kulttuurikeskuksiksi, joihin tullaan viihtymään, kokemaan, jakamaan ja oppimaan. Joulukuussa aukeava Oodi on tässä edelläkävijä. Se mullistaa täysin perinteisen...

Vastuullisuus on liiketoiminnan edellytys

Vastuullisuus on liiketoiminnan edellytys

Suomalaisella startup -kentällä on tapahtunut paljon viime vuosina – varsinkin cleantech-puolella. Yhä useampi yritys haluaa edistää toiminnallaan kestävän kehityksen periaatteita.

Puppukielen jäähyväiset - selkeä kieli on vastuullisuutta

Puppukielen jäähyväiset - selkeä kieli on vastuullisuutta

Kielellä on valtava voima. Harvassa organisaatiossa kuitenkaan kiinnitetään huomiota käytettyyn kieleen. Selkeästä ja konkreettisesta puheesta voi rakentaa organisaatiolle jopa kilpailuedun.

Tuoreimmat

OP sosiaalisessa mediassa