Mistä tunnistaa projektin, joka ei tule onnistumaan?

Yrityksissä on käynnissä paljon projekteja, ja jotkin niistä ajautuvat ongelmiin. Kun projekti on epäonnistumassa, varoitusmerkit ovat yleensä selvästi nähtävissä.

Uusi työ
27.11.2018

Tulet jälleen yhteen projektipalaveriin. Sinulle on edelleen hieman epäselvää, mikä tehtäväsi projektissa ihan tarkalleen ottaen on. Mutta epäselvyys tuntuu vaivaavan koko hanketta. Suuntaa ollaan taas hieman muuttamassa, eikä se ole ensimmäinen kerta. Uusia suunnitelmia kuunnellessa mieleen hiipii väkisin ajatus: mitenköhän hyödyllinen tämä projekti ylipäätään on?

Monet löytävät itsensä tämäntyyppisestä tilanteesta joskus työuransa varrella. Työnteko muuttuu yhä enemmän projektiluonteiseksi, ja niinpä yrityksissä on käynnissä helposti kymmeniä erilaisia projekteja.

Siksi onkin entistä tärkeämpää ymmärtää, millainen on hyvä projekti. Entä mistä tuntee projektin, joka on epäonnistumassa tai joka olisi parempi jopa lopettaa?

Projektin aloituksessa täytyy olla tarkkana

– Suurin osa projektien epäonnistumisista syntyy heti alussa, toteaa projektijohtamisen konsultti Mika Purola Projekti-instituutista.

Hän kertoo, että aloitusvaiheessa on keskeistä miettiä huolellisesti mikä on projektin tavoite. On myös tärkeää ymmärtää, miltä onnistuminen näyttää, eli milloin tavoite on saavutettu.

Epäonnistuneen projektin taustalla on Purolan mukaan usein tilanne, jossa johto antaa tehtäväksi vain edistää jotain tärkeäksi koettua asiaa. Silloin maali jää helposti epäselväksi eikä välttämättä ole edes selvää, milloin projekti olisi valmis.

– Fiksut ihmiset saavat yleensä jotain hyödyllistä aikaan, mutta aikaa, rahaa ja resursseja kuluu tällaisessa projektissa hukkaan, Purola kertoo.

Ennen aloittamista on tärkeää myös miettiä, kannattaako projektia ylipäätään käynnistää. Yrityksissä syntyy paljon erilaisia ideoita. Jotkut niistä tulevat johdolta ja toiset kumpuavat vaikkapa kilpailutilanteesta tai lainsäädännön tarpeista.

– Yrityksillä on rajalliset resurssit. Kaikkea ei voi tehdä, muistuttaa professori Miia Martinsuo Tampereen teknillisestä yliopistosta. Hän tutkii teollisuustaloutta, erityisesti projekti- ja palveluliiketoimintaa.

Moni projekti olisi sinänsä hyödyllinen. Hankkeista täytyy kuitenkin valita ne, jotka ovat yrityksen kannalta tärkeimpiä. Martinsuo korostaakin projektisalkun kokonaishallinnan merkitystä. Johdon on tärkeä ymmärtää, mihin hankkeisiin kannattaa investoida ja mistä saadaan suurin bisneshyöty.

Mistä tuntee epäonnistuvan projektin?

Hyvin toimiva projekti on helppo tunnistaa, kertoo Purola. Asiat etenevät hyvin, ja kaikki tietävät mitä tekevät ja miksi. Projektin sujumista ei tarvitse juuri miettiä.

Jos projektissa toisaalta esiintyy yleistä hämminkiä, projekti ei todennäköisesti ole oikeilla raiteilla. Projektiin osallistuvien roolit voivat olla epäselviä. Vielä pahempaa on, jos projektin suuntaa aletaan toistuvasti muuttaa.

Purolan mukaan ongelmat johtuvat usein juuri alkuvaiheen suunnittelun puutteista. Jos tavoitteita ei ole mietitty riittävän tarkasti, projektia on vaikea ohjata oikeaan suuntaan.

– Silloin täytyy pysähtyä ja tehdä tarkempia suunnitelmia. Useimmiten projekti saadaan jollain tavalla pelastettua, Purola kertoo.

Joskus varoitusmerkit ovat kuitenkin vakavampia.

Martinsuo kertoo, että projektissa saatetaan huomata, että kilpailuympäristö on muuttunut merkittävästi. Tai jotain teknologiaa ei voidakaan hyödyntää sellaisella aikataululla kuin ajateltiin. Myös jokin ulkoinen riski saattaa toteutua, esimerkiksi haluttu yhteistyökumppanuus ei onnistukaan odotetusti.

Yleensä tällaiset ongelmat havaitaan ensimmäiseksi projektin sisällä. Martinsuo kannustaakin keskustelemaan haasteista avoimesti. Projektipäällikkö voi esimerkiksi järjestää kriisipalaverin, jossa mietitään ongelmaa ja pohditaan ratkaisuvaihtoehtoja.

Milloin projekti kannattaa lopettaa?

Kun projektin haasteita mietitään, saattaa käydä ilmeiseksi, ettei tavoitteita ja haluttua hyötyä voida saavuttaa. Tosiasioiden myöntäminen voi silti olla vaikeaa.

– Puhutaan eskaloituneesta sitoutumisesta. Kun projektiin on sijoitettu aikaa ja rahaa, tuntuu pahalta lopettaa projekti ja menettää tehty työ, Martinsuo toteaa.

Jos lopetuspäätöstä ei tehdä, projektiin sijoitetaan vielä enemmän aikaa ja varoja, sekä lopettaminen muuttuu aina vain vaikeammaksi.

– Projektia ei kannata keskeyttää ihan pikkuasiasta. Mutta on myös virhe lakaista ongelmat maton alle, muistuttaa Martinsuo.

Hänen mukaansa voikin olla parempi, että päätös projektin jatkamisesta tehdään hankkeen ulkopuolella. Kun asiaa katsotaan koko projektisalkun näkökulmasta, on helpompi nähdä kannattaako johonkin tiettyyn projektiin laittaa vielä lisää rahaa.

– Projektin lopettaminen ei ole yleensä epäonnistuminen, vaan toimintaympäristö on muuttunut. Projekti saattoi olla alussa ihan järkevä. Varsinkin isoissa ja pitkissä projekteissa voi käydä niin, että aika vain ajaa hankkeen ohi, Martinsuo kertoo.

Jos projekti on pakko lopettaa, se täytyy tietysti tehdä fiksusti. Martinsuo neuvoo, että asia kannattaa käydä läpi koko projektiryhmän kanssa, niin että kaikki ymmärtävät päätöksen perusteet. Sen jälkeen on tärkeää järjestää kaikille mielekästä tekemistä. Sitä saattaa löytyä uudesta paremmasta projektista, jossa kaikki kokevat oman työpanoksensa tuottavan enemmän hyötyä.

Lue lisää
Venäjänkauppa – todellisuus eroaa mielikuvista

Venäjänkauppa – todellisuus eroaa mielikuvista

Venäjänkaupasta on vallalla monia vääriä käsityksiä. Millainen venäjänkaupan tilanne oikeasti on? Entä mitä Venäjällä tapahtuneita muutoksia suomalaisyritysten täytyy ottaa huomioon?

Minne katoavat miljoonat romuautot - ajoneuvojen kiertotaloudessa paljon parantamisen varaa

Minne katoavat miljoonat romuautot - ajoneuvojen kiertotaloudessa paljon parantamisen varaa

Euroopassa hukkuu joka vuosi yli neljä miljoonaa ajoneuvoa. Se on paitsi iso ympäristöongelma myös eurojen haaskausta. Valtioiden välillä on kuitenkin isoja eroja. Nyt asiaan etsitään EU-tason...

Onnellisuuden suunnittelua

Onnellisuuden suunnittelua

Arkkitehtuuri on monin eri tavoin sidoksissa onnellisuuteen. Voidaanko rakennettua ympäristöä suunnitella onnellisuuden lähtökohdasta?

Tuoreimmat

OP sosiaalisessa mediassa