Palaverianarkiaa ja tyhjää tilaa: hyvä johtaja käyttää aikaansa valikoiden

Kuinka vaativassa työssä selviää kaikesta tehtävästä tehokkaasti ja järkevästi? Kysyimme psykoterapeutilta ja kahdelta yritysjohtajalta. Yksi jättää tarpeettomia palavereita välistä, toinen varaa kalenteriinsa joka päivä kaksi tuntia tyhjää.

Megatrendit
30.8.2018

Helposti koko päivän kestäviä palaveriputkia, iltamyöhään venyvää sähköpostien naputtamista ja erilaisia edustustilaisuuksia sekä -matkoja. Monet kokevat, että nykyajan työelämässä ajanhallinta on jatkuvasti koetuksella.

– Paitsi että aikaa ei voi kukaan hallita, huomauttaa psykoterapeutti ja valmentaja Satu Pihlaja, joka on muun muassa kirjoittanut aikaansaamisesta kirjan.

– Jos olet jo myöhässä tapaamisesta, et voi saada ratikkaa kulkemaan nopeammin. Ajan sijaan voimme kuitenkin hallita tekemisiämme, hän jatkaa.

Juuri ajatus siitä, että voimme hallita aikaa, vie meidät usein metsään, Pihlaja uskoo. Tärkeämpää olisi keskittyä suunnitelmallisuuteen, ratkaisujen löytämiseen ja työpäivien järkevään rytmittämiseen.

– Esimerkiksi tapaamisten väliin jäävä puolituntinen katoaa helposti sosiaalisen median selailuun. Tai sitten sen aikana voi saada aikaan vaikka mitä, jos on niin päättänyt etukäteen.

Erityisesti tämä koskee kiireisiä johtoportaan ihmisiä, joiden työhön kuuluu paljon eriasteisten tulipalojen sammuttelua. Seitsemässä eri maassa toimivan alkoholijuomayhtiö Altian viestintäjohtaja Petra Gräsbeck valmistautuu työssään usein suuriin mediatapahtumiin ja kriisiviestintään.

– En koe, että minulla olisi varsinaista rutiinia työssä, vaan enemmänkin jatkuva sarja ratkaistavia asioita, hän pohtii.

Gräsbeck on aina ollut energinen ja aikaansaava. Järjestelmällisyyttä hän on kuitenkin joutunut opettelemaan – sekä johtotehtävissä että kolmen pienen lapsen vanhempana, jolla on lapsista yhteishuoltajuus. Arki- ja työtetris limittyvät käytännössä aina yhteen, ja niiden hallinnassa apuna on vanha kunnon paperikalenteri.

– Ihmiset nauravat minulle, mutta se on pelastajani. Muuten en pystyisi hahmottamaan esimerkiksi viikon kokonaisuutta. Milloin on tiukka työpäivä, milloin pitää hankkia lastenhoitaja ja milloin pitää olla viemässä lasta treeneihin?

nainen, Petra Gräsbeck, johtaja

Arki- ja työtetris limittyvät käytännössä aina yhteen, ja niiden hallinnassa apuna on vanha kunnon paperikalenteri, sanoo Petra Gräsbeck.

Psyykkinen työ vaatii tilaa

Pihlajan mukaan työtehtävät voi jakaa karkeasti kolmeen osaan: on yleistä sälää, rutiinitehtäviä ja isompia projekteja tai luovaa työtä, jonka pitäisi aina olla etusijalla.

– Rutiinitehtävät kannattaa hoitaa silloin kuin työteho ei ole korkeimmillaan ja sälä taukojen yhteydessä, kun työ katkeaa joka tapauksessa, hän summaa.

Ajatustyötä ja luovuutta vaativille projekteille pitää kuitenkin erikseen varata keskeyttämätöntä, rauhallista aikaa. Psyykkisen työn merkitys korostuu johtajan työssä, jossa vaaditaan tärkeitä ratkaisuja ja ideoita.

– Pitää olla rento ja turvallinen olo, jotta voi luoda uutta, Pihlaja sanoo.

Tämän tietää myös yritysjohtajia, organisaatioita ja urheilijoita valmentavan Hintsa Performance -yhtiön hallituksen puheenjohtajana toimiva Juha Äkräs. Hänen kalenterissaan on varattu jokaiselle työpäivälle kaksi tuntia tyhjää aikaa.

– Ei koskaan kannata merkitä tekemistä jokaiselle hetkelle. Aina tulee yllätyksiä.

Vapailla tunneillaan Äkräs muun muassa keskustelee alaistensa kanssa sekä pohtii omaa työtään: mikä on mennyt hyvin? mihin voisi keskittyä enemmän seuraavan viikon tai kuukauden aikana? Välillä kaikki aika tosin menee erilaisten johtajan työpöydälle päätyvien ongelmien ratkomiseen.

– Monelta on nykyajan työssä kadonnut reflektiivisuus. Töitä on liikaa, sähköposteihin vastataan jatkuvalla syötöllä ja samalla katsotaan jo seuraavaa tapaamista puhelimesta, hän kuvailee.

Äkräs vastaa sähköposteihin muutaman kerran päivässä, puolen tunnin aikaikkunoissa. Hän oppi priorisoimaan tehokkaasti, kun työskenteli Nokialla henkilöstöjohtajana 2010-luvun alussa. Pelkästään tapaamisiin tai sähköposteihin vastaamiseen olisi silloin voinut käyttää helposti 12 tuntia joka päivä.

– Nyt pyrin seuraamaan kokonaisuutta: jos illalla on työmenoa, aloitan ehkä päivän omalla ajalla koiraa lenkittämällä.

Gräsbeck taas priorisoi muun muassa jättämällä turhat palaverit väliin.

– Harrastan pientä palaverianarkiaa. Jos asian voi hoitaa puhelimessa tapaamisen sijaan, sitten mieluummin soitan.

Mielikuvilla on väliä

Sekä Äkräs että Gräsbeck myöntävät, että välillä heilläkin on kiire. Työssä tapahtuu paljon ja esimerkiksi Altian listautumisen aikoihin 12-tuntiset työpäivät olivat Gräsbeckille arkipäivää.

– Mutta tiesin sen olevan väliaikainen tilanne, hän korostaa.

Esimiesasemassa Gräsbeck ei halua levittää ympärilleen stressiä, ja pitää tiukasti kiinni tietyistä työarjen rutiineista: esimerkiksi lounas kollegoiden kanssa syödään aina kello 11.

– Gräsbeckin ajattelu kuvastaa sitä, miten hyvä johtaja johtaa taitavasti koko porukan tunnetilaa, Pihlaja innostuu.

Äkräs ei edes mielellään käytä sanaa “kiire”.

– Mieluummin ajattelen, että nyt on paljon mukavaa tekemistä ja teen vähän rentoutusharjoituksia keskittyäkseni paremmin.

Pihlajan mukaan Äkräs on oivaltanut jotain tärkeää tehokkaasta ajankäytöstä.

– Mielikuvat vaikuttavat tekemiseemme ihan valtavasti, ja luomme helposti negatiivisia ajatuksia työn keskellä. Jo pelkästään sana “kiire” ajattelu luo hätäisen ja paineisen mielentilan, josta on työhön keskittymisessä pelkkää haittaa.

Pihlaja havainnollistaa ajatusta toisella esimerkillä.

– Sen sijaan, että ajattelen tekemättömien asioiden “roikkuvan”, kuvittelen niiden odottavan tukevasti hyllyllä. On turha syyllistää itseään tekemättömästä työstä, se vain laskee työtehoa.

Johtajalta kuitenkin odotetaan usein valmiutta reagoida tilanteisiin nopeasti. Voiko johtoasemassa esimerkiksi sähköposteista ottaa koskaan todellista lomaa?

Gräsbeckin kohdalla vastaus on ei. Hän lukee sähköposteja myös viikonloppuisin ja lomalla, mutta ei koe ottavansa jatkuvasta “kevyestä päivystyksestä” paineita.

– Ennemminkin se vähentää stressiä, kun tiedän suurin piirtein, mitä tapahtuu.

Työn merkitys joustaa ja elää jatkuvasti

Vaativa työ tarkoittaa myös sitä, että välillä rimaa pitää laskea tai jättää asioita yksinkertaisesti tekemättä.

– Melkein mitään ei kannata tehdä 100-prosenttisesti, toteaa Pihlaja.

Gräsbeck vahvistaa, että usein tekemistä pitää karsia kylmällä kädellä. Hän esimerkiksi peruu välillä tapaamisia, jos on pakko keskittyä johonkin vielä tärkeämpään – vaikka siitä tuleekin huono omatunto.

– En myöskään urheile läheskään niin paljon kuin haluaisin, meillä käy siivooja ja välillä syödään eineksiä.

Gräsbeck ja Äkräs korostavat molemmat, että vaikka työ on heille tärkeää, niin ovat myös muut asiat. Työarki rakentuu ja joustaa perhe-elämän ehdoilla.

Äkräs esimerkiksi varmistaa, että joka viikolle jää tarpeeksi aikaa itselle ja perheelle. Vaimon kanssa nautitaan joka aamu yhteinen aamupala, silloinkin kun jommallakummalla on aikainen aamu.

Gräsbeck jättää lasten kanssa ollessaan työt työpaikalle – ja lapsettomina viikkoina nauttii siitä, että saa painaa töitä tarvittaessa niin pitkään kuin haluaa.

Pihlaja nostaa johtajien asenteelle hattua:

– Tosi paljon jauhetaan työn merkityksellisyydestä, mutta minä ajattelen mieluummin elämän merkityksellisyyttä. Työ voi olla iso tai pieni palanen sitä, mutta sen koko vaihtelee varmasti kaikilla oman elämäntilanteen mukaan.

Lue lisää
Univajeinen yhteiskunta ei opi eikä naura

Univajeinen yhteiskunta ei opi eikä naura

Lähes puolet maailman ihmisistä nukkuu kroonisesti liian vähän. Miten se näkyy työpaikoilla ja koko yhteiskunnassa?

Kenen vastuulla on datatalouden vastuullisuus?

Kenen vastuulla on datatalouden vastuullisuus?

EU:ssa halutaan luoda uusi vastuullisen datatalouden malli, joka perustuu eurooppalaiseen arvopohjaan ja avaa mahdollisuuksia myös pienille yrityksille. Mutta pysyykö Eurooppa Kiinan ja USA:n...

Tulevaisuuden kirjasto on tekemisen paikka

Tulevaisuuden kirjasto on tekemisen paikka

Kirjastot ovat muuttumassa kulttuurikeskuksiksi, joihin tullaan viihtymään, kokemaan, jakamaan ja oppimaan. Joulukuussa aukeava Oodi on tässä edelläkävijä. Se mullistaa täysin perinteisen...

Tuoreimmat

OP sosiaalisessa mediassa