Mistä rakentuu työn tehokkuus?

Työn tehokkuuden parantamiseen on paljon neuvoja, mutta mitkä niistä ovat kaikkein tärkeimpiä? Muutamiin perusasioihin keskittymällä oman työn tehokkuutta voi kasvattaa merkittävästi.

Lifestyle
29.8.2018

Työpäivä lähenee loppuaan. Olet kamppaillut vaikean ongelman kanssa jo pari tuntia. Lopulta annat periksi. Työ saa odottaa seuraavaan päivään. Kun aamulla taas aloittelet työpäivää, ongelma ratkeaakin muutamassa minuutissa.

Useimmilla on kokemusta samantapaisista tilanteista. Niissä paljastuu karu mutta myös hyödyllinen tosiasia – ajatustyön tehtävissä tehokkuuserot voivat olla valtavia, jopa monikymmenkertaisia.

Jotkin yritykset eri puolilla maailmaa ovatkin vaihtaneet kahdeksantuntiset työpäivät viisituntisiin. Idea on yksinkertainen: viidessä tunnissa voi saada aikaan suurin piirtein saman kuin kahdeksassakin – ja koska lyhemmässä päivässä on pakko keskittyä oleelliseen, tulokset voivat jopa parantua.

Miten omaan työhön voisi saada tällaista tehokkuutta? Asiasta on kirjoitettu lukemattomia kirjoja ja pitkiä vinkkilistoja, mutta mitkä ovat ne kaikkein keskeisimmät keinot, joilla työpäivän tehoa voi nostaa?

Perusasiat ensin kuntoon

– Ammattilaiset luottavat perusasioihin. Harrastelijat hifistelevät, sanoo monien tuntema tietokirjailija ja bloggaaja, filosofian tohtori Sampo Sammalisto.

Sammalisto julkaisee blogia "Viisas pääsee vähemmällä" , ja hän on kirjoittanut samannimisen kirjan tehokkuudesta ja ajanhallinnasta. Hän toteaa, että monet lähtevät korjaamaan tehokkuuden ongelmia väärästä päästä. On tärkeää laittaa ensin kuntoon perusasiat.

Tehokkuuden ensimmäinen peruskallio löytyy ravinnosta, unesta, liikunnasta ja sosiaalisista suhteista. Näistä Sammalisto nostaa esille erityisesti unen laadun. Kun sen saa kuntoon, moni tuntee olevansa kuin uusi ihminen, hän kertoo. Unen laatua voi parantaa esimerkiksi rauhoittumalla illalla riittävän aikaisin, jolloin aivot eivät käy uniaikaan ylikierroksilla. On myös tärkeää mennä nukkumaan sellaiseen aikaan, että ehtii saada noin 8 tuntia laadukasta unta.

Kun tällaiset elämän perusasiat ovat kunnossa, voi käydä käsiksi itse työn tekemisen tapoihin.

Tehokkuus edellyttää proaktiivisuutta

– Koko meidän kulttuuri ajaa meitä reaktiivisuuteen. Mentaliteetti on usein se, että ihmisen täytyy olla tavoitettavissa ja reagoida asioihin nopeasti. Kiirettä pidetään hyvänä asiana, sillä "tärkeällä ihmisellä on kiire", kuvailee Sammalisto.

Tämä on yleensä virhe suorituskyvyn kannalta. Sammalisto muistuttaa, että kysymys on pohjimmiltaan siitä, ohjaako ihminen omaa toimintaansa vai antaako hän päätösvallan muille. Jos oman tekemisen altistaa muiden sattumanvaraiseen ohjaukseen, ei lopputulokseksi voi odottaa harkittua ja tehokasta ajankäyttöä.

– Proaktiivisuudelle ja reaktiivisuudelle täytyy löytää oikea suhde. Monilla 80 prosenttia ajasta käytetään reaktiivisesti. Se on useimmissa toimenkuvissa liian paljon, Sammalisto sanoo.

Oman aikataulun jämäkkä haltuunotto onkin tärkeimpiä keinoja lisätä tehokkuutta. Sammalisto kertoo, että hän on itse sammuttanut kaikki merkkiäänet ja ilmoitukset viesteistä ja sähköposteista. Hän tarkastaa ne tiettyihin aikoihin päivästä.

Kun oma aikataulu on otettu hallintaan, se avaa tien tehokkuuden kenties tärkeimpään yksittäiseen tekijään.

Priorisointi tuo suurimman tehostuksen

Useimmat tuntevat 80/20-säännön. Sen mukaan 20 prosenttia työtehtävistä tuottaa usein noin 80 prosenttia tuloksista. Arjessa on kuitenkin helppo unohtaa, miten suuria hyötyjä tällä voidaan saada.

Kuvitellaanpa, että yrityksen myyjällä on kädet täynnä työtä kymmenien asiakkaidensa kanssa. Hän päättää kuitenkin lykätä myyntiponnistuksia kaikkien niiden asiakkaiden osalta, jotka ostavat vain pieniä määriä. Hän alkaa sen sijaan analysoida yhtiön parhaita asiakkaita, ja etsimään markkinoilta muita samantyyppisiä yrityksiä. Tämän seurauksena hän saa kaksi uutta asiakasta, jotka alkavat tehdä suuria tilauksia.

Myyjän tulos kasvaa yli puolella, vaikka hän on tehnyt paljon vähemmän työtä kuin mitä olisi kulunut huonompien asiakkaiden palvelemiseen. Nyt hän voi jatkaa myyntiponnistuksiaan heille – tai jättää niitä tekemättä. Asialla ei ole suurta merkitystä hänen tuloksensa kannalta.

Tämä tosielämään perustuva kokemus havainnollistaa yksinkertaista totuutta: yleensä varsin pieni määrä asioita tuo todella merkittäviä tuloksia. Suuri valtaosa asioista taas tuo melko vähäisiä hyötyjä.

Sammalisto toteaa, että on erittäin tärkeää kohdistaa pääosa ajasta, energiasta ja fokuksesta kaikkein tärkeimpiin asioihin. Niille kannattaa varata päivän tehokkaimmat tunnit, jotka sitten rauhoitetaan kaikista häiriöistä. Nämä tehokkaimmat tunnit ovat kullakin ihmisellä yksilölliset, mutta useimmilla ne sijoittuvat aamupäivän tunteihin.

Entäpä ne kaikki arjen rutiinit ja reaktiiviset toimet, jotka on vain pakko hoitaa?

– Kannattaa jäsennellä päivät ja viikot niin, että samanlaisia asioita hoidetaan mahdollisimman paljon kerralla, Sammalisto neuvoo.

On esimerkiksi nopeampaa hoitaa kerralla viisi puhelua ja sitten kerralla viisi sähköpostia, kuin hoitaa niitä limittäin toistensa väleissä.

Yhdessä kehittäminen tehostaa organisaatiota

Organisaatioissa törmätään samantyyppisiin ongelmiin kuin yksilötasolla. Päälliköillä on usein niin kiire, että työssä keskitytään vääriin asioihin, kertoo Lapin yliopiston henkilöjohtamiseen erikoistunut apulaisprofessori ja tutkimusjohtaja Marko Kesti.

– Kiireen keskellä päälliköiden rooli on kutistunut. Aika käytetään vain työn organisointiin, vaikka olisi tärkeämpää kehittää toimintaa yhdessä työntekijöiden kanssa. Se on usein myös parasta motivointia, hän kertoo.

Kesti toteaa, että tyypillisesti paras tapa vähentää kiirettä organisaatioissa on poistaa turhaa sähläystä, jota syntyy varsinkin muutosten yhteydessä. Monesti rekrytoidaan lisää työntekijöitä, vaikka tarpeettoman työn poistamisella päästäisiin parempaan tulokseen. Tällainen toiminnan kehittäminen vaatii kuitenkin sitä, että johto varaa aikaa vuorovaikutukseen ja työntekijöiden kanssa keskustelemiseen.

Kesti on mukana kehittämässä tekoälyyn perustuvaa järjestelmää, joka mallintaa organisaation toimintaa vuoden päähän. Mallinnus auttaa näkemään, millaisia vaikutuksia esimerkiksi hyvin toteutetuilla kehityskeskusteluilla ja koulutuksilla on pitkällä aikavälillä. Kun kiireenkin keskellä panostetaan ihmisten johtamiseen, sille voidaan saada melkoinen tuotto myöhemmin.

Kesti kertoo esimerkin eräästä tunnetusta suomalaisesta yrityksestä, jota autettiin kehittämään päällikkötason johtamista.

– Yhdessä vuodessa henkilöstön tulosparannus oli lähes 5000 euroa henkeä kohti. Myös kustannuksia säästettiin, mutta se oli pientä kasvuun verrattuna, hän kertoo.

Työn tehostamisessa on vaikea saada helppoja pikavoittoja, muistuttaa Sampo Sammalisto. On houkuttelevaa ajatella, että jokin uusi mobiilisovellus tai verkkopalvelu toisi muutoksen. Yleensä tehokkuus löytyy pitkäjänteisyyttä vaativasta perusasioiden parantamisesta. Tällä tavalla omaa tehokkuutta voi kuitenkin nostaa merkittävästi, ja samalla turha kiire ja stressi vähenevät.

Lue lisää
Ammattiliikenteen automaatio muokkaa kuljettajan työnkuvaa

Ammattiliikenteen automaatio muokkaa kuljettajan työnkuvaa

Suomessakin tehdään jo kokeiluja rekkojen puoliautonomisen letka-ajon kanssa. Asiantuntijan mukaan kovaa vauhtia kehittyvä automaatio voi tuoda helpotusta esimerkiksi pitkän matkan kuljetuksiin...

Suomalaisen ruoan tarina pellolta pöytään kiinnostaa maailmalla

Suomalaisen ruoan tarina pellolta pöytään kiinnostaa maailmalla

Suomalainen ruoka on todistetusti puhdasta, mutta kansainvälisessä kilpailussa ratkaisee ennen kaikkea vetävä brändi. Kasvava jäljitettävyyden trendi on yksi osa-alue, jossa Suomi voisi loistaa...

Asuntomarkkinoille uusi ilmiö – taloyhtiöitä kannustetaan miettimään radikaaleja vaihtoehtoja

Asuntomarkkinoille uusi ilmiö – taloyhtiöitä kannustetaan miettimään radikaaleja vaihtoehtoja

Tontinhaltijoita kannustetaan harkitsemaan voimakasta täydennysrakentamista ja jopa vanhojen talojen purkua – ja tätä pyritään helpottamaan myös lakimuutoksella. Taustalla on kaksi merkittävää...

Tuoreimmat

OP sosiaalisessa mediassa