Isännöitsijätoimiston valinta on yksi taloyhtiön hallituksen tärkeimmistä tehtävistä. Se tulee ajankohtaiseksi esimerkiksi silloin, kun entinen isännöitsijä jää eläkkeelle tai yhteistyö isännöitsijän ja taloyhtiön välillä ei jostain syystä toimi halutulla tavalla.

Taloyhtiö valitsee ensin isännöitsijätoimiston, ja toimisto esittää tämän jälkeen taloyhtiölle sopivaa isännöitsijää. Uutta toimistoa voi alkaa kartoittamaan yksinkertaisesti googlaamalla seudulla toimivia isännöitsijätoimistoja. Perinteinen malli on kysellä lähialueen taloyhtiöistä heidän käyttämistään yhtiöistä.

– Siinäkin on tosin vaaransa, sillä isännöinnissä vaikuttavat aina henkilökohtaiset kemiat. Naapurissa voidaan olla tietystä toimijasta ihan eri mieltä kuin jossain toisessa taloyhtiössä, sanoo isännöintiliiketoiminnan asiakkuusjohtaja Tarja Väihkönen OP Koti Pohjoisesta.

Läpinäkyvyydellä on väliä

Toimiston valinnassa tulisi huomioida muun muassa asiantuntemusta, toiminnan läpinäkyvyyttä ja digitaalisten palveluiden saatavuutta.

Väihkönen kertoo, että OP Kodin isännöinnin‍ asiakkaat pääsevät esimerkiksi katsomaan taloyhtiön kirjanpitoa reaaliaikaisesti, ja kaikki pöytäkirjat ja sopimukset löytyvät asukassivuilta.

Väihkönen kehottaa mahdollisuuksien mukaan tarkastamaan isännöitsijätoimiston taustat sekä isännöitsijän koulutuksen ja kokemuksen. Isännöitsijä suorittaa yleensä isännöinnin ammattitutkinnon, joita on jo kolme eri tasoa. Lisäksi isännöitsijä voi hakea auktorisointia.

Työvuodet eivät automaattisesti korreloi isännöitsijän ammattitaidon kanssa mutta tuovat usein alalla vaadittavaa moniosaamista.

– Voi myös kysyä, onko yhtiö tehnyt asiakastyytyväisyyskyselyä, ja pyytää sitä nähtäväksi.

Pelkkä tarjous ei kerro kaikkea

Väihkönen kehottaa lähettämään kaikille sopivan kuuloisille isännöintiyrityksille tarjouspyynnön. Ennen tarjouspyynnön lähettämistä hallituksen kannattaa selvittää taloyhtiön tarpeet ja sen, mitä palveluita on aikaisempina vuosina tarvittu.

Tarjousten vertailu voi olla haastavaa.

– Toinen yhtiö saattaa tarjota ihan erilaista pakettia kuin toinen.

Väihkösen mukaan melko tyypillistä on, että taloyhtiön hallitus haastattelee vain yhden, jo harkinnassa olevan isännöintitoimiston. Hän kuitenkin rohkaisee haastattelemaan niin monta yhtiötä kuin mahdollista. Haastattelutilanne on hyvä tapa kysyä lisää ja selvittää, mitä palveluun oikeasti kuuluu.

– Siinä on tietenkin oma vaivansa mutta kun päästään samaan pöytään, selviää yleensä nopeasti, löytyykö yhteisymmärrys ja keskinäinen luottamus.

Usein taloyhtiön hallitus tekee päätöksen uudesta isännöitsijätoimistosta ennen kaikkea hinnan perusteella. Väihkönen kehottaa miettimään tarkasti, mitä sovitulla hinnalla saa. Halvempi sopimus voi loppujen lopuksi tulla kalliiksi, jos siihen pitää ostaa lisäpalveluita.

Isännöinti maksaa itsensä takaisin

Isännöinnintoimiston valintaan kannattaa panostaa, sillä isännöitsijällä on merkittävä rooli taloyhtiön pyörittämisessä.

– Isännöitsijä vastaa useista asioista, joihin hallituksen osaaminen ei riitä. Nykyään tulee paljon viranomaismääräyksiä, ja taloyhtiöiden hallinnointi on siirtynyt digitaaliseksi. Se vaatii ammattitaitoa.

Käytännössä isännöitsijän pitää osata ennakoida esimerkiksi taloyhtiön korjaus- ja kunnostustarpeita. Pitkällä tähtäimellä hyvä isännöinti säilyttää ja nostaa kiinteistön arvoa. Heikko isännöinti voi vastaavasti johtaa merkittäviin taloudellisiin vahinkoihin.

– Jos kiinteistössä on esimerkiksi 50 vuotta vanha vesikatto eikä sille tehdä mitään, katto alkaa varmasti jossain kohtaa vuotaa. Silloin katseet voivat kääntyä isännöitsijään.

Hallituksen ja isännöitsijän tehtävänjako ei ole selkeä ja voi aiheuttaa jopa ristiriitoja.

Hallituksen tehtävänä on valvoa yhtiön toimintaa ja tehdä toimivaltansa puitteissa päätöksiä, joiden täytäntöönpano on isännöitsijän vastuulla. Joissakin tapauksissa hallitus odottaa, että isännöitsijä on se, joka tekee päätöksiä.

– Hyvä isännöitsijä osaa joustaa ja selvittää odotukset tilanteen mukaan.

Hyvä isännöitsijä on verkostoitunut

Väihkönen korostaa, että isännöinti on sataprosenttisesti asiakaspalvelutyötä. Myös kärsivällisyys ja ihmisläheisyys ovat siis tärkeitä ominaisuuksia.

– Välillä pitää hoitaa vaikeitakin asioita, eikä saa menettää malttiaan tai hermojaan.

Isännöitsijän pitää pystyä vastaamaan monenlaisiin osakkailta tuleviin kysymyksiin, ja työtehtävät sijoittuvat hyvin laajalle skaalalle. Yhtenä päivänä selvitystä saattaa vaatia vesivahinko, toisena koirien haukunta tai tupakantumppien heittely.

Esimerkiksi juridinen- ja talousosaaminen kuuluvat oleellisesti isännöitsijän ammattitaitoon. Harva isännöitsijä kuitenkaan tietää itse kaikesta kaikkea – tärkeämpää on Väihkösen mukaan se, että tietää, kenelle soittaa ja pyytää apua.

Olisiko aika kilpailuttaa isännöinti? OP Kodin isännöimä taloyhtiö on huoleton asua ja kannattavin omistaa. Lue lisää‍.

Lue myös:

Tunnista hyvä taloyhtiö ja onnistu asuntokaupoissa – tarkasta ainakin isännöitsijätodistus ja hoitokate‍