Suunnittele, tauota ja vaihda paikkaa – kymmenen vinkkiä onnistuneisiin etätyöpäiviin

Yhä useampi suomalainen tekee etätöitä. Kolme kokenutta etätyöläistä kertoo, miten päivistä työpaikan ulkopuolella saa eniten irti.

Pyjamahousuissa käyty viikkopalaveri ja oman keittiönpöydän ääressä nautittu työlounas ovat arkea yhä useammalle suomalaiselle. Entistä useampi meistä tekee etätöitä, kertoo Työ- ja elinkeinoministeriön alkuvuodesta julkaistu Työolobarometri.

Etätöiden tekeminen yleistyi vuonna 2016 voimakkaasti edellisvuoteen verrattuna: aiemmin etätöitä oli tehnyt palkansaajista noin neljännes, nykyisin työpaikan ulkopuolella työskentelee ainakin silloin tällöin joka kolmas työntekijä.

Käynnissä on iso muutos: kiitos tieto- ja viestintätekniikan kehityksen, kaikkea työtä ei tarvitse tehdä enää tiukasti yhdessä paikassa.

Mutta kuinka saavuttaa etänä paras mahdollinen työvire ja pitää huolta siitä, että sovitut hommat tulevat tehdyksi?

Kysyimme asiaa kolmelta konkarilta: Terhi Leiniöltä, joka on ulkoisen viesitinnän asiantuntija muun muassa ympäristöhuoltoon keskittyvässä monialayritys Lassila & Tikanojassa, sekä Elisan commynity managerilta Riina Hautalalta ja Elisan palveluasiantuntijalta Matias Lagerkrantzilta.

Heidän työpaikoillaan etätöihin kannustetaan, ja kaikki kolme tekevät niitä säännöllisesti.

1. Suunnittele päivä vireystilasi mukaan

Työpaikalla vieressä istuvan työkaverin reipas näppäimistön naputus kirittää aamutahmeudesta, lounaan jälkeisestä väsähdyksestä tai yllättävästä motivaationpuutteesta kärsivää kollegaa.

– Etätöissä ympärillä ei ole kirittäjiä tai ryhmäkuria, joten itsestään joutuu toisinaan kaivamaan buustia tehdä hommia, sanoo Lassila & Tikanojan ulkoisen viestinnän asiantuntija Terhi Leiniö.

Jotta etätyöpäivänä saa tartuttua toimeen, päivän rytmiä on syytä suunnitella jo etukäteen esimerkiksi oman vireystilan mukaan. Silloin kun Leiniön etäpäivän aikataulu ei ole riippuvainen esimerkiksi puhelinpalavereista, hän ei aloita eikä päätä päiväänsä vaativimmilla hommilla, kuten uuden suunnittelulta.

– Teen vaikeimmat tehtävät aamukymmenen ja iltapäiväyhden välillä, koska tiedän olevani silloin skarpeimmillani, Leiniö sanoo.

2. Viivaa hommat yli

Tutkimuksista tiedetään, että työmotivaatiota nostaa tunne asioiden saavuttamisesta. Erityisesti etänä tehtävässä asiantuntijatyössä saattaa kuitenkin tuntua siltä, ettei itselläkään ole käsitystä siitä, mitä on päivän aikana saanut aikaiseksi, varsinkin kun kollegoiden ja pomon palaute puuttuvat.

Tunnetta torjuakseen moni pitää hommista to do -listaa. Niin myös Terhi Leiniö.

Hän kirjoittaa listalleen kaikki työtehtävät yksittäisestä puhelinsoitosta isompiin kokonaisuuksiin. Jälkimmäiset hän erittelee vaiheiden mukaan pienemmiksi palasiksi, jotka saa viivata yksi kerrallaan yli, kun homma on hoidettu.

Niin tulee tunne, että on saanut asioita aikaiseksi, vaikka mikään iso asia ei tulisi kokonaan valmiiksi.

3. Jää kotiin

Kotona työskentely vaatii itsekuria, koska kotona on enemmän lusmuilu- ja keskeytysmahdollisuuksia kuin toimistolla: pitäisikö sittenkin tiskata eilisen tiskit ennen sähköpostin avaamista? Etäpäivinään Terhi Leiniö ei silti suuntaa lähikahvilaan vaan jää kotiin työskentelemään.

Leiniön pitää kirjata ylös etänä tekemänsä tunnit samalla tavalla kuin toimistossa vietetyt.

– Jos lähtisin etäpäivänä kodin ulkopuolelle, aamulla minulta kuluisi valmistautumiseen ja matkoihin melkeinpä sama aika kuin toimistolle lähtemiseen. Kun jään kotiin, voin aloittaa hommat vaikka yöpaidassa heti, kun lapsi on lähtenyt kouluun.

Lähimmän lounasravintolan sijasta hän syö etäpäivinä kotona sitä, mitä kaapeista sattuu löytymään. Jos ateriaa ei ole valmiina edelliseltä päivältä, Leiniö nauttii leipää ja jogurttia – ja jatkaa heti hommia. Ympyrä sulkeutuu: kevyt lounas riittää, kun energiaa ei kulu siirtymiin.

4. Tauota

Työpsykologien mukaan töistä palautuminen onnistuu päivän päätteeksi parhaiten silloin, kun töistä on pitänyt silloin tällöin pieniä taukoja. Erityisen tärkeää tauoista huolehtiminen on etätyöläiselle, jonka päivää eivät pätki työkavereiden huikkailut lähteä kahvinhakureissulle.

Terhi Leiniöllä on tapana pitää eri tehtävien välissä noin kymmenen minuutin pausseja. Niiden aikana hän hoitaa kotihommia.

– Kun on töissä kotona, taukojen aikana ehtii vaikkapa täyttää pesukoneen. Se taas helpottaa huomattavasti iltaa.

Ja kun itsensä kanssa sopii, että lyhyen kotityötauon saa pitää kerran tunnissa tai kahdessa, kotihommat eivät myöskään houkuttele lusmuilemaan palkkatyötehtävistä.

5. Mieti, jakaisitko kahteen

Elisan palveluasiantuntija Matias Lagerkrantzilla on kokemusta kahdenlaisista etätyöpäivistä: tavanomaisista kahdeksantuntisista päivistä, jotka alkavat aamulla ja päättyvät illalla, sekä päivistä, joiden keskellä on neljän tunnin tauko aamun ja illan hommien välissä.

Virallisin termein kyse on jaetusta työajasta, jota Lagerkrantz ja muut Elisan asiakaspalvelun toimihenkilöt toisinaan tekevät suunnitellusti, jotta asiakaspalvelussa olisi väkeä paikalla myös illalla.

Työrupeamien välissä ehtii hyvin vaikkapa kaupungille tai pitkälle metsälenkille koiran kanssa, Lagerkrantz tietää.

– Kun työputki ei ole yhtenäinen kahdeksantunnin rypistys, vältän iltapäiväkooman ja pääsen päivän aikana hyödyntämään tavallaan kahdesti ensimmäiset työtunnit, jotka ovat minulle kaikkein tehokkainta aikaa, Lagerkrantz vinkkaa.

Talven pimeinä kuukausina jaettu työpäivä antaa mahdollisuuden ulkoilla valoisan aikaan, mikä on monelle jaksamisen kannalta tärkeää.

6. Muista ergonomia

Erityisesti etätyöläisen on syytä huolehtia ergonomiasta, sillä harvan kotona on toimiston tapaan tukevia työtuoleja tai seisomapisteitä. Elisan community manager eli yhteisömanageri Riina Hautala on huomannut, että työpistettä kannattaa päivän aikana ainakin vaihtaa, jos mahdollisuutta toimistomukavuuksiin ei ole. Silloin keho ei lukkiudu yhteen asentoon.

– Minulla on kotonani työhuone, mutta siirryn silti aina jossakin vaiheessa päivää joko keittiön pöydän tai korkean saarekkeen ääreen.

7. Varmista tietoturva

Monen mielikuvissa etätyöläinen istuu naputtelemassa konettaan kahvilassa. Kaikissa töissä kahvilatyöskentely ei kuitenkaan ole mahdollista tietoturvasyistä, Riina Hautala huomauttaa. Hän toimii monen etätyöläisen esimiehenä.

– Esimerkiksi etänä tehtävässä asiakaspalvelutyössä asiakkaan tietoja ei voi lähetellä kahvilan avoimessa verkossa eikä puheluita puhua muiden kuullen.

Kysy siis tarvittaessa omalta esimieheltäsi, millaisen tietoturvan tarvitset koneeseesi ja saatko puhua työpuheluita kodin ulkopuolella.

8. Sovi etukäteen

Ennen etäpäivää pomon kanssa on hyvä sopia paitsi täsmällisistä hommista myös siitä, mitä tehdään, jos päivän aikana tulee ongelmia tietotekniikan kanssa, Riina Hautala vinkkaa.

Kysy siis etukäteen pomolta, kuinka toimitaan esimerkiksi silloin, jos nettiyhteys katkeaa, etäyhteys ei toimi tai Skype-palaveriin ei pääse.

– Toimistolla voi ja kannattaa harjoitella etukäteen, miten etätöissä tarvittavat työvälineet toimivat, Hautala sanoo.

9. Mieti viikon paras etätyöpäivä

Etänä saa helposti rauhaa omille ajatuksilleen, toimistossa taas on tarjolla kollegoiden tukea ja sparrausta. Jotta pääsisi nauttimaan molemmista, kannattaa kysellä kollegoilta, milloin nämä aikovat olla etänä.

– Ei välttämättä ole hyvä ratkaisu palata toimistolle juuri siksi päiväksi, jolloin kaikki muut ovat muualla, Riina Hautala sanoo.

Se, että koko tiimi tapaa säännöllisesti naamatusten, edistää myös yhteishenkeä ja porukan ryhmäytymistä.

– Siksi en suosittelisi, että uusi työntekijä ryhtyy heti tekemään hommia etänä, Hautala sanoo.

10. Onko etätöiden aika juuri nyt?

Ennen kuin sovit pomon kanssa viettäväsi vastedes maanantait kotitoimistolla, käytä hetki sen pohtimiseen, sopiiko etätöiden tekeminen elämäntilanteeseesi.

– Olen huomannut, että silloin, jos omassa elämässä on meneillään kriisejä, työt on parempi mennä tekemään toimistolle. Kotona murheita jää pyörittelemään helpommin kuin toimistolla, jossa työn imu on muiden ihmisten vaikutuksesta erilainen, Terhi Leiniö sanoo.

Tuoreimmat
Brändää itsesi ja yrityksesi ‒ se siivittää kohti tavoitteita
Henri Alén, Mikko Kuitunen ja Maria Sillanpää kertovat, miten ja miksi yrittäjän pitää rakentaa brändiään.
Suuryritykset ennustivat Suomen talouden kasvun – mitä seuraavaksi?
Euroopan komissio ennustaa Suomelle muun euroalueen keskiarvoa nopeampaa talouden kasvua. Ennusteen mukaan Suomi yltää tänä vuonna 3,3 prosentin ja ensi vuonna 2,7 prosentin kasvuun. Muun...
Masennus vai uupumus, tunnistatko eron?
Pohjola Sairaalan työterveyslääkärin Leif Lindbergin mukaan puhuminen on tärkeä parannuskeino sekä masennukseen että uupumukseen.
7 vinkkiä parempaan ergonomiaan ‒ Pidä huoli asennosta myös liikkuvassa työssä
Repulla, hyvillä kengillä ja asennon vaihtelulla voit pitää kroppasi kunnossa myös työpaikan ulkopuolella.

OP sosiaalisessa mediassa